إدارة الموارد البشرية والعنصر البشرى
إعداد مدحت محمود محمد القنياتي
رئيس فرع الجهاز بالإسكندرية
تعتبر إدارة الموارد البشرية من أهم الوظائف الإدارية لتركيزها على عنصر البشرى الذي يعتبر أثمن مورد لدى الإدارة وأكثرها تأثيرًا على الإنتاجية سواء في المنظمات الإنتاجية أو الخدمية .
إن إدارة وتنمية الموارد البشرية تعتبر ركنًا أساسيًا في المنظمة لدورها في تعزيز القدرات التنظيمية وتأهيل الكفاءات اللازمة والقادرة على مواكبة التحديات الحالية والمستقبلية باعتبار أن الاستثمار في البشر هو الاستثمار الحقيقي .
إن المفهوم الحديث لإدارة الموارد البشرية ينصب على التحرك من فكرة الإدارة التقليدية لشئون الأفراد إلى اعتماد منهج متكامل لتخطيط وتوظيف وتدريب القوى والموارد البشرية بالمنظمة يقوم على مبادئ المبادرة والمشاركة والتمكين أي التحول إلى إدارة إستراتيجية الموارد البشرية .
ويجب لأن يصاغ هذا المنهج على أساس تكامل أنشطة إدارة الموارد البشرية وأنظمتها الفرعية مثل : تخطيط الموارد البشرية /التوظيف /وتنمية الموارد البشرية والتدريب/تحفيز العاملين /تقييم الأداء والمتابعة /وتحسين الخدمات .
يعد قصور أداء وحدات شئون العاملين وعدم مواكبتها للمرحلة المعاصرة من تحديات حالية ومستقبلية نتيجة الفكر التقليدي والمفاهيم
التقليدية لإدارة شئون الأفراد التي تعتمد على التطبيق الحر في لنصوص القانون رقم 47 لسنة 1978 م يشأن نظام العاملين المدنيين بالدولة ولائحته التنفيذية والقوانين واللوائح التنفيذية المرتبطة بمجالات شئون الخدمة المدنية وعدم تعدى هذا الدور لأكثر من ذلك وبالرغم من الجهود التي بذلت في هذا المجال لأحداث التطوير المطلوب إلا أن هذا الدور مازال قاصرًا عن مواكبة التقدم والتطور المنشودين.
تم إجراء دراسة على مستوى ديوان عام المحافظة ومديريات الخدمات بمحافظة بورسعيد وعددها 12وحدة .
كما انصبت عينة الدراسة على عدد (6) من هذه الوحدات بنسبة 50%من مجتمع البحث وهي : _
ديوان عام المحافظة
مديرية الشئون الصحية
مديرية التربية والتعليم
مديرية القوى العاملة
مديرية الإسكان والمرافق
مديرية التضامن الاجتماعي /قطاع الشئون الاجتماعية
الوضع الحالي لوحدات شئون العالمين
أولًا التعريف بوحدات شئون العالمين والأنشطة التي تمارسها: _
تعتبر وحدات شئون العالمين من المكونات الأساسية للهياكل التنظيمية للجهاز الإداري للدولة والهيئات العامة والوحدات المحلية وتتمثل اختصاصات هذه الوحدات في تطبيق أحكام القانون رقم 47 السنة 1978 بشأن نظام العاملين المدنيين بالدولة ولائحته التنفيذية وجميع القوانين والقرارات واللوائح الأخرى المتعلقة بشئون الخدمة ، وكذا القواعد والنظم المتعلقة بشئون العالمين حيث تمارس وحدة شئون العالمين الأنشطة التالية :
- التعيين وإعادة التعيين .
- قياس كفاءة الأداء.
- الترقيات .
- الأجور والعلاوات.
- البدلات والمزايا العينية والتعويضات .
- الحوافز والرعاية الصحية والاجتماعية .
- النقل والندب والإعارة.
- الأجازات.
- انتهاء الخدمة .
بالإضافة إلى قيامها بالأعمال المتعلقة بموازنة الوظائف للباب الأول لأجور وتعويضات العالمين ولجنة شئون العالمين بالجهة وأعمال ملفات خدمة العالمين وإمساك السجلات والبطاقات .
- التبعية التنظيمية لوحدات شئون العالمين :
إن نسبة إدارات شئون العاملين التي تتبع لرئيس الجهة مباشرة تبلغ 33% من إجمالي العينة .
إن نسبة إدارات شئون العاملين التي تتبع لوكيل المديرية تبلغ 50 % من إجمالي العينة .
إن نسبة إدارات شئون العاملين التي تتبع للتقسيم التنظيمي للشئون المالية والإدارية بالجهة تبلغ 17% من إجمالي العينة .
ويتبين مما سبق تفاوت تبعية إدارات شئون العاملين ما بين رئيس الجهة ووكيل المديرية والتقسيم التنظيمي للشئون المالية والإدارية .
كما أنه يتبين مما سبق أن معظم هذه الإدارات تتبع للمستوى التالي لرئيس الجهة وتمثل ثلثي عينة الدراسة .
- المستوى التنظيمي لوحدات شئون العاملين :
إن جميع وحدات اشئون العاملين بالعينة محل الدراسة تم تحديد مستواها التنظيمي بمستوى إدارة دون النظر إلى تفاوت حجم العمل بالجهات والإمكانيات المادية والبشرية المتاحة بكل جهة والتكنولوجيا المستخدمة ومدى وجود وحدات فرعية تابعة للجهة .
(ج) اختصاص وحدات شئون العاملين :
بالإطلاع على الوثائق للجهات محل البحث تبين أن اختصاصات وحده شئون العاملين تتمثل في الآتي : – تطبيق جميع القوانين والقرارات والقواعد الخاصة بشئون العاملين لجميع بالجهة امن إجراءات التعيين وإعادة التعيين وإنهاء الخدمة والنقل والندب والإعارة ومنح العلاوات الدورية والتشجيعية والبدلات والترقيات .
الجهاز الإداري للدولة يعاني تضخما في الوظائف المكتبية والفنية
- إعداد مشروع موازنة الوظائف الباب الأول /الأجور وتعويضات العاملين وتلقي الاعتمادات الخاصة بهذا الباب .
- الإعداد للجنة شئون العاملين بالجهة وعرض الموضوعات المتعلقة بالتعيين وإعادة التعيين والعلاوات والترقيات والتسويات على اللجنة .
- اتخاذ الإجراءات الخاصة بالإجازات وفقا لأحكام القانون والقرارات والنظم المعمول بها وكذا حالات الانقطاع والغياب عن العمل .
- اتخاذ الإجراءات الخاصة بتقارير الكفاية واعتمادها .
- إعداد وإمساك السجلات والملفات والبطاقات والنماذج اللازمة لحسن سير العمل بالإدارة وفقا للقوانين واللوائح .
- إنشاء وحفظ ملفات الخدمة .
- القيام بأعمال الاستحقاقات الخاصة بالعاملين ومكافآتهم وبدلاتهم.
- بحث الشكاوى والتظلمات في مجال شئون العاملين والرد على المناقضات في حدود اختصاص شئون العالمين .
ويلاحظ من هذه الاختصاصات أنها نمطية وتكاد تكون متماثلة في جميع الجهات التي تمثل العينة محل البحث كما يلاحظ تعدم تعرض هذه الاختصاصات لآية مهام تتعلق بتخطيط المسار الوظيفي – المشاركة في صياغة أهداف واستراتيجيات المنظمة تحليل ووصف الوظائف- تخطيط القوى العاملة – إعداد الدراسات الخاصة بتطوير نظم وسياسات إدارة الموارد البشرية بالإضافة إلى تنمية وتدريب العاملين وتحديد الاحتياجات التدريبية لهم الخ .
(د) العاملون بوحدات شئون العالمين : –
انخفاض نسبة شاغلي الوظائف التخصصية من الحاصلين على مؤهلات جامعية بوحدات شئون العاملين بالعينة محل البحث حيث تتراوح هذه النسبة ما بين 3% إلى 22%.
إن غالبية العاملين بالوحدات محل البحث هم شاغلوا الوظائف المكتبية والذين تتراوح نسبتهم ما بين 78% إلى 97% من إجمالي العاملين بهذه الوحدات .
(ه) مكان وبيئة العمل والتجهيزات وأماكن الحفظ :
عدم تناسب التجهيزات بما تشمله من حواسب آلية وآلات تصويرها وغيرها .
بالنسبة لأماكن الحفظ وبالرغم من أن النسبة تصل إلى 100% فإن نظام الحفظ سواء للملفات أو البطاقات يتم يدويًا ولا يتم استخدام التكنولوجيا الحديثة في الحفظ .
ثالثًا : التحديات التي تواجهها وحدات شئون العاملين والتي تتمثل في الآتي :-
- المتغيرات العالمية المعاصرة والمتمثلة في اتفاقية تحرير التجارة العالمية والأخذ باقتصاديات السوق تمثل تحديًا قويًا أمام مختلف المنظمات الإنتاجية منها والخدمية بمواجهة التهديدات الخارجية عن طريق تحسين الإنتاجية وتحقيق المنافسة المطلوبة .
أن الجهاز الإداري للدولة يعاني من تضخم العمالة وخصوصًا في مجموعات الوظائف الفنية والمكتبية .
-وفي ظل السياسة الحالية لترشيد العمالة فإن ذلك يمثل تحديًا هامًا يحتم أ، تقوم المنظمات الخدمية بتبني الآليات التي تحقق الاستفادة القصوى من الموارد البشرية المتاحة واستخدامها أفضل استخدام في ظل ندرة العمالة في بعض التخصصات .
– رفع كفاءة المنظمة للوفاء باحتياجات ومطالب وتوقعات المواطنين طالبي الخدمة يمثل تحديًا مهمًا يتطلب تنمية الموارد البشرية وإعدادها الإعداد الجيد للقيام بدورها في الخدمة المواطنتين وتقديم الخدمات لهم وفقًا للمعايير العالمية .
في ظل ثورة المعلومات وتعظيم الاستفادة من التكنولوجيا الحديثة واستخدام التقنيات الحديثة على مستوى العالم فإن ذلك يمثل تحديًا مهمًا لإدارات شئون العاملين لمواكبة هذه المتغيرات وإعداد وتهيئة الموارد البشرية للقيام بالدور المأمول منها .
-إن التحقيق التنمية الاقتصادية والاجتماعية في ظل مناخ الاستثمار يمثل تحديًا آخر أمام المنظمات الرفع كفاءة العاملين بها وتنمية مواردها البشرية لتحقيق الأهداف المطلوبة .
– وجود وظائف جديدة يستلزم القيام بها ذوي الخبرات العالمية : مثل برمجي الحاسب الآلي مصممي النظم .
– التباين في تركيبة هيكل القوى العاملة في الفترة القامة .
– افتقاد الجهاز الإداري للدولة لآلية للاكتشاف المبكر للكفاءات الإدارية وإعدادها بالأسلوب الذي يفي باحتياجاته .
نتائج البحث
– اختلاف التبعية التنظيمية لوحدات شئون العاملين حيث يتبع بعضها لرئيس الجهة والبعض لنائبه ( الوكيل ) والبعض الآخر للتقسيم التنظيمي للشئون المالية والإدارية بالجهة .
– تحديد المستوى التنظيمي لوحدات شئون العاملين دون النظر إلى حجم العمل بالجهة والإمكانيات المادية والبشرية المتاحة لها التكنولوجيا المستخدمة وطبيعة عملها ومدى وجود وحدات فرعية تابعة لها .
_ إن اختصاصات ومهام وحدات شئون العاملين نمطية وتكاد تكون واحدة في معظم الجهات تتعلق أساسًا بالتطبيق الحر في لإحكام القوانين المتعلقة بشئون الخدمة المدنية والقواعد والنظم والتعليمات الخاصة لها .
- انخفاض نسبة العاملين بوحدات شئون العاملين من شاغلي الوظائف التخصصية الحاصلين على مؤهلات جامعية حيث تمثل النسبة الأكبر شاغلي وظائف المجموعة المكتبية .
- انفصال وحدات التدريب ووحدات التنظيم
ضرورة إنشاء قاعدة بيانات عن الموارد البشرية بالمنظمة
والإدارة ( إن وجدت ) بالجهات عن وحدة شئون العاملين .
ضرورة إنشاء قاعدة بيانات عن الموارد البشرية بالمنظمة
- التركيز في تدريب العاملين بوحدات شئون العاملين على النواحي النظرية والإجرائية المتعلقة بتطبيق أحكام قانون العاملين .
- قصور اهتمام بعض المسئولين بالجهات بتوفير بيئة ومكان جيد لوحدة شئون العاملين وتطوير الداء بها وكذا عدم تزويدها بالتجهيزات الحديثة كالحواسب الآلية وتجهيزات الحفظ الحديثة .
- غياب الدور الإستراتيجي لوحدة شئون العاملين في الاستغلال الفعال للموارد البشرية لتحقيق الأهداف البشرية لتحقيق الأهداف الإستراتيجية.
- وجود تحديات كثيرة تواجه وحدات شئون العاملين تتمثل في المتغيرات العالمية الحديثة والأخذ باقتصاديات السوق وشدة المناقشة العالمية وندرة التخصصات في بعض نوعيات العمالة والتباين في تركيبة القوى العاملة في الفترة القادمة بالإضافة إلى ثورة المعلومات واستخدام تكنولوجيا الاتصالات وضرورة رفع كفاءة المنظمة والموارد البشرية بها لتحقيق أهداف الخطة الاقتصادية والاجتماعية للدولة في ظل مناخ الاستثمار .
- وجود مفاهيم حديثة لإدارة الموارد البشرية .
- وتخلص من النتائج السابقة وحدات شئون العاملين بوضعها الحالي أصبحت لا تواكب المتغيرات المعاصرة الحالية والمستقبلية وكذا التحديات والتهديدات التي تواجهها .
التوصيات
- إنشاء وحدة للموارد البشرية بغرض توفير وتنمية الكفاءات البشرية وتوجيهها لتحقيق أهداف المنظمة على أن تعتبر هذه الإدارة بمثابة نموذج لإدارة البشر باعتبار أن الاستثمار في البشر هو الاستثمار الحقيقي ووسيلة تحقيق التنمية الاقتصادية الاجتماعية الشاملة.
- أن تكون هذه الوحدة تابعة مباشرة لرئيس الجهة للمشاركة في صياغة أهداف واستراتيجيات المنظمة.
- أن يحدد مستوى هذه الوحدة بمستوى يتناسب مع الدور المنوط بها القيام به هو تخطيط وتنظيم وتنمية الموارد البشرية ومتابعتها بما يضمن تحقيق أهداف المنظمة وطلقًا لحجم العمل بالجهة والإمكانيات المادية والبشرية المتاحة بها والتكنولوجيا المستخدمة والانتشار الجغرافي لها وغيرها من العوامل المحددة لمستويات التنظيم .
- ضم وحدات التدريب /التنظيم والإدارة ( إن وجدت ) بالجهة إلى وحدة الموارد البشرية لتحقيق التكامل في أدائها لعملها .
- أن تحدد مهام واختصاصات وحدة الموارد البشرية في الآتي :-
- المشاركة في صياغة أهداف واستراتيجيات المنظمة باستخدام نموذج SWOT بتحديد نقاط القوة ونقاط الضعف بالبيئة الداخلية والفرص المتاحة والمخاطر والتهديدات بالبيئة الخارجية وصياغة رؤية ورسالة المنظمة لوضع الخطة الإستراتيجية لها .
- تحليل ووصف وتقييم الوظائف :- بالشكل الذي يؤدي إلى وجود توصيف دقيق لكل وظيفة يشمل الوصف العام للوظيفة –موقع الوظيفة – المستوى الإشرافي الأعلى – إشراف الوظيفة على الغير – المهام التفصيلية للوظيفة – شروط الاختيار للوظيفة : التعليم والمهارات والخبرات- المواصفات الشخصية بالإضافة إلى تقييم الوظيفة في الدرجة الوظيفية المناسبة لها مع استخدام هذا الوصف في تدريب وتنمية الموارد البشرية ذ تقييم الأداء .
- تخطيط المسار الوظيفي :
- باعتباره رؤية مستقبلية يعتمد بصورة رئيسية على الفرد وإدارة المنظمة فمن ناحية الفرد فإنه يقوم بتحديد أماله الوظيفية واختيار مساره الوظيفي أما من ناحية إدارة المنظمة ممثلة في إدارة الموارد البشرية فإن دورها يتمثل في توفير الفرص الوظيفية المناسبة والاهتمام بتوصيف الوظائف وتخطيط القوى العاملة والاختيار والتعيين والتدريب خلال دوره الحياة الوظيفية وذلك في ضوء تقدير إدارة الموارد البشرية لاحتياجات وإمكانيات وظروف الفرد والمنظمة والبيئة وتحقيق التكامل مع خطط التدريب والتنمية والترقية باعتبارها شريكًا استراتيجيًا في تصميم أهداف واستراتيجيات وسياسات المنظمة .
تخطيط القوى العاملة بالمنظمة :
بما يشمله هذا التخطيط من وضع خطط وإحلال العمالة .
وضع خطط استقطاب واختيار العمالة بما يضمن وجود أفضل أداء للقوى العاملة مع الدافعية للمنظمة .
تصميم نظم تقييم الأداء :
بهدف الوصول إلى إدارة أكثر فاعلية للموارد البشرية وزيادة كفاءة وفاعلية تقديم الخدمات وتحقيق اللامركزية القائمة على توزيع وتفويض السلطات والاختصاصات إلى المستويات الإدارية الأدنى مع العمل على الارتفاع بمستويات كفاءة أداء العاملين وضبط سلوكهم ذاتيًا اعتمادًا على تداول المعارف والمعلومات والقيهم المؤثرة إيجابيًا في الأداء بين جميع أعضاء المنظمة .
اقتراح التعديلات على الهيكل التنظيمي للمنظمة :
إعداد الدراسات التي تؤدى إلى تطوير الهيكل التنظيمي ووجود هيكل تنظيمي فاعل وقادر على مواكبة المتغيرات المعاصرة مع التركيز على إعادة الهيكلة وإنشاء تقسيمات تنظيمية غير تقليدية كإدارات تكنولوجيا الاتصالات مع دمج بعض التقسيمات منعًا لتفتيت الأنشطة .
تحديد الاحتياجات التدريبية وتخطيط وتقييم النشاط التدريبي :
وذلك عن طريق تحليل المنظمة أو التنظيم / تحليل العمل /تحليل الفرد مع إعداد الخطط التدريبية التي باحتياجات المنظمة وتشمل على برامج غير تقليدية ومستحدثة في مجال تنمية وإدارة الموارد البشرية وتقييم النشاط التدريبي لقياس العائد معه.
نشر الثقافة الإدارية وتعريف العاملين بحقوقهم وواجباتهم عن طريق تعريف العاملين بالهيكل التنظيمي بالمنظمة واختصاصاتها والعلاقات التنظيمية بالمنظمة ومحتويات بطاقة وصف الوظيفة التي يشغلها العامل والمتوقع شغلها مع تعريفهم بالمصطلحات الإدارية وحقوقهم وواجباتهم الوظيفية بما يضمن العدالة والمساواة وتحقيق الشفافية .
تطبيق قوانين الخدمة المدنية :
بما يشمله من جميع موضوعات شئون الخدمة كالتعيين وإعادة التعيين والترقيات وتقارير الكفاية والعلاوات وإنهاء الخدمة .
33% من إدارة شئون العاملين تتبع رئيس الجهة غالبية العاملين بوحدات شئون العاملين من شاغلي الوظائف المكتبية
غياب الدور الاستراتيجي لوحدة شئون العاملين في الاستغلال الفعال للموارد
القيام بالإجراءات المتعلقة بالاستحقاقات والمعاشات : مع العمل على ميكنة هذه النظم وتطويرها .
التوثيق الإلكتروني لبيانات العاملين :
بإعداد وتطبيق برنامج التوثيق الالكتروني لبيانات العاملين وإنشاء قاعدة بيانات شاملة عنهم .
إعداد الدراسات المتعلقة بتطوير نظم إدارة الموارد البشرية :
وتشمل هذه الدراسات أحدث الممارسات والإدارية في مجال إدارة الموارد البشرية مقل الإدارة بطريق المشاركة .
إعداد الدراسات المتعلقة بوضع نظم تحفيز ومكافأة العاملين ومحاسبتهم :
وبما يضمن وضع نظم تحفيز تقوم على أسس موضوعية طبقًا لمعدلات أداء وتقييم للعمل والإضافة إلى نظام محاسبة العاملين في حالة تقصيرهم في العمل أو خروجهم عن مقتضى الواجب الوظيفي .
وضع آلية لتنفيذ المقترح :
- إنشاء قاعدة بيانات شاملة عن الموارد البشرية بالمنظمة وتحليها .
- إجراء التعديلات على الهيكل التنظيمي لإنشاء وحدة الموارد البشرية للعض الجهات على سبيل التجربة تمهيدًا لتعميم التجربة على باقي الجهات الحكومية .
- عمل ندوة لتوعية القيادات الإدارية بأهمية إنشاء إدارات الموارد البشرية ودورها في المشاركة في التخطيط الاستراتيجي لصياغة أهداف المنظمة .
البدء بتدريب القائمين على إدارة وحدات الموارد البشرية .
- العمل على استقطاب بعض العناصر والكوادر المتميزة من داخل وحدات شئون العاملين أو خارجها بالمنظمة بتوظيفهم وتدريبهم على الأعمال غير التقليدية بوحدة الموارد البشرية مثل تخطيط وتنمية المسار الوظيفي /تخطيط القوى العاملة /إعداد الدراسات والبحوث /تحليل ووصف الوظائف /إعداد الهياكل التنظيمية الخ مع رفع كفاءة باقي العاملين بوحدة شئون العاملين وتوظيفهم في الأعمال الخاصة بتطبيق قوانين الخدمة المدنية .
- وضع خطة إستراتيجية لإدارة وتنمية الموارد البشرية .
- تقييم الخطة والوقوف على نقاط القوة والضعف .
المراجع
مؤتمر الموارد البشرية ومتطلبات تخطيط المسار الوظيفي الذي نظمه الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة بالتعاون مع مجموعة طلال أبو زيد غزله الدولية في الفترة من 14-15/5/2008 م مؤتمر الإدارة الفعالة لتنمية الموارد البشرية من أجل التقدم الذي نظمه الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة بقاعة المؤتمرات بمدينة نصر في 19/9/2010م .
بعض الدراسات والبحوث عن إدارة الموارد البشرية المنشورة على شبكة الإنترنت .