د.خولة بنت محمد بن سعد الشويعر

استاذ المكتبات والمعلومات والوثائق المساعد

جامعة الأميرة نورة بنت عبد الرحمن – كلية الآداب

المستخلص

في السنوات الأخيرة من القرن العشرين، ومع ظهور وتطور الحاسوب ظهرت أساليب جديدة غير الأساليب التقليدية لحفظ المستندات والوثائق الضرورية، وأرشفتها عن طريق استخدام ذاكرة الكمبيوتر – الذاكرة الرقمية

– وتطور هذا الأسلوب الجديد مع تطور ميكنة الحفظ، وسعة الذاكرة الرقمية، وتطور برمجيات اختزال وحفظ واسترجاع المعلومات، والوثائق والمستندات.

وظهرت الحكومة الإلكترونية، وتطورت الحاجة إلى الحفظ الرقمي للأرشيف حتى أصبح ضرورة لابد منه وبنية أساسية أولية لابد منها لتشغيل الحكومة الإلكترونية.

فنظام الأرشفة الإلكترونية: هو نظام يقوم بجميع وظائف الأرشفة بصورة سهلة ومتكاملة قابلة للتخصيص بما يتناسب مع أنشطة أي مؤسسة مما يؤدي إلى تكوين أرشيف آلي موثوق، وقوي يحل جميع إشكاليات الأرشيف اليدوي، وكذلك إشكاليات بعض برامج الأرشفة الإلكترونية المتوفرة في السوق، والتي تتسم بالجمود والتعقيد.

كما يتيح نظام الأرشفة الإلكترونية أرشفة الوثائق، والاحتفاظ بها على شكل ملفات إلكترونية مما يسمح باستغلال الأماكن المخصصة لحفظ الوثائق الورقية، واستخدامها لأمور حيوية أخرى، ولزيادة فاعلية أنظمة الأرشفة الإلكترونية إمكانية تطبيقها على مستوى الشبكة الداخلية في الإدارة، وإمكانية توسيعها في المستقبل دون أي عائق بحيث يمكن لكل مستخدم استعراض الوثائق حسب الصلاحيات الممنوحة له من قبل مدير النظام.

– تناولت هذه الدراسة ظهور مصطلح الأرشيف وتعريفه، والمشكلات التي تواجه المحفوظات في الدوائر الحكومية. ومواصفات نظام الأرشيف الإلكتروني، من خلال عملية الميكنة في الأرشيف، والحفظ بواسطة الحاسوب.

كما تم تعريف الأرشيف الإلكتروني، وتقسيم عمر الوثيقة إلى ثلاث مراحل هي:

1. المرحلة الأولى : ( الوثاثق النشطة ).

2-المرحلة الثانية : ( الوثائق غير النشطة ).

3-المرحلة الثالثة : ( الوثائق التاريخية ).

كما حددت الدراسة أهداف الأرشيف الإلكترونى وأهميته ومزاياه. ومتطلبات التحول والانتقال من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني، التي تتطلب عددا من المتطلبات التي يجب توافرها لبناء الحكومة الإلكترونية، والتي تعد عوامل رئيسة لإنجاح مشروع الحكومة الإلكترونية، هذه المتطلبات هي:

أولاً: المتطلبات التقنية الحديثة.

ثانياً: المتطلبات الإدارية.

ثالثاً: المتطلبات البشرية لإنشاء الأرشيف الإلكتروني.

– طريقة إنشاء أرشيف إلكتروني ( مراحل الأرشفة الإلكترونية ) :

تنقسم مراحل الأرشفة الإلكترونية إلى مرحلتين أساسيتين : الأولى تخطيطية، والثانية تنفيذية.

– وقد تم عمل مقارنة بين نظم الأرشفة اليدوية والإلكترونية، وبيان ببعض نظم الأرشفة الإلكترونية العربية والمعربة، وذكر برامج الأرشفة الإلكترونية العربية والمعربة.

واختتمت الدراسة بتسجيل مجموعة من النتائج، واقتراح بعض الإجراءات والتوصيات حتى يتم الوصول إلى الغرض المنشود والمطلوب من هذه الدراسة.

المقدمة:

قد عرف ” الأرشيف ” منذ القدم كمادة وثائقية تشهد على تاريخ الحضارات وعلى النشاطات الرسمية لمؤسساتها، مملكات ودول. إذا منذ البداية أخذ ” الأرشيف ” طابعآ رسميآ يرمز إلى وجود نشاط مؤسسات، وهذا المفهوم بقي ساري المفعول إلى يومنا هذا، حتى ولو تغير شكل الأرشيف من الصلصال إلى الورق ثم إلى الإلكتروني، حتى ولو امتد مفهوم الأرشيف إلى كل الوثائق المنتجة من قبل جميع المؤسسات العامة والخاصة والجمعيات بل وحتى الأفراد، لأن هذا الإنتاج الأرشيفي يكتسب طابعاً إجبارياً بحكم النشاطات والممارسات اليومية.

ومن هذا المنطلق، يبدأ تاريخ الأرشيف مع الوثائق الرسمية في شكل لوحات من الصلصال التي اكتشفت في المشرق العربي، خاصة في العراق وسورية، والتي تشهد على تاريخ الحضارات التي تسلسلت في تلك البلاد العربية ([1]).

وقد تنبهت المؤسسة الحكومية الحديثة لأهمية الأرشيف فأولته الاهتمام الذي يستحقه، وخاصة في الدول المتقدمة، فتطورت نظريات حفظ الأرشيف وأساليبه نتيجة التجربة العملية التي مرت بها عبر العقود الماضية، وواكب هذا التطور الكيفي والكمي تطور التشريعات التي تنظم حفظ الأرشيف واستخداماته.

وفي العقود الأخيرة من القرن العشرين ومع ظهور الحاسوب وتطوره ظهرت أساليب جديدة غير الأساليب التقليدية لحفظ المستندات والوثائق الضرورية، وأرشفتها عن طريق استخدام ذاكرة الكمبيوتر – الذاكرة الرقمية

– وتطور هذا الأسلوب الجديد مع تطور ميكنة الحفظ وسعة الذاكرة الرقمية، وتطور برمجيات اختزال وحفظ واسترجاع المعلومات، والوثائق والمستندات.

ومع ظهور الحكومة الإلكترونية تطورت الحاجة إلى الحفظ الرقمي للارشيف حتى أصبح ضرورة لابد منه وبنية أساسية أولية لابد منها لتشغيل الحكومة الإلكترونية.

وقد قطعت بعض الحكومات شوطآ كبيرآ في هذا المجال سعياً لتشغيل الحكومة الإلكترونية وتفعيلها، وبدأت حكومات أخرى خطوات حثيثة في هذا المضمار ([2]).

ومن الملاحظ أن ما تعانيه بعض البلدان العربية في معظم مؤسساتها الإدارية والسياسية والاقتصادية والثقافية والاجتماعية من تراكم الأرشيف بدون معالجة علمية تسمح باستغلاله كذاكرة رسمية قبل أن تصبح مع مرور السنين مصدراً لكتابة التاريخ. وفي الوقت نفسه، انتقلت البلدان الغربية، التي وضعت منذ عشرات السنين برامج لتكوين الأرشيفيين (بل أكثر من قرن، فرنسا 1821 )، من مرحلة التكوين التقليدي لتغطية حاجات المراكز الوطنية والإقليمية للأرشيف – أي أن العمل يجري في محيط ثقافي – إلى مرحلة نوعية أخرى فرضها الواقع: تكوين صنف جديد من الأرشيفيين لإدارة الأرشيف الجاري والوسيط في محيط غير ثقافي، بل إداري أو اقتصادي، مثل: الوزارات والدوائر الحكومية والشركات الاقتصادية والبنوك…وانبثقت فرص العمل في هذه المؤسسات بعدما فطنت إلى ضرورة تكليف إدارة الأرشيف إلى نوع جديد من الأرشيفيين سمي”Records Managers ” أو أخصائي إدارة الأرشيف الجاري والوسيط ([3]).

وقد شهد العقد الأخير من القرن العشرين تطورات عميقة وشاملة في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، ذلك أن التطورات الحديثة عبر الشبكات أتاحت الفرصة لربط أجزاء العالم مما حتم على كثير من المؤسسات والإدارات دخول عالم الإلكترونيات من أوسع أبوابه من أجل البقاء، وإيصال الرسالة للعالم أجمع، وإجراء العمليات والمهام بشكل أسرع، وشملت هذه التطورات جميع مجالات المكتبات والمعلومات بما في ذلك الأرشيف الذي مر بتطورات كثيرة من الصلصال إلى الورق، وأخيراً إلى النموذج الإلكتروني حتى قيل إن أرشيف القرن الحادي والعشرين إلكتروني مما يؤكد على أهمية هذا النوع من الأرشيف.

مشكلة الدراسة:

يعد الأرشيف وسيلة عمل، وأداة تسيير للمؤسسات على غرار الموارد الأخرى سواء أكانت بشرية أم مالية أم مادية، والتحكم في تسيير الأرشيف ينعكس إيجابيآ على حسن التسيير للمؤسسات مهما كان مجال تخصصها، وتظهر أهمية حفظ الوثائق والحفاظ على ذاكرتها بعد توقف نشاطها، وتظهر الحاجة للارشيفات الإلكترونية من خلال مجالات متعددة أهمها، تضخم حجم الوثائق والمعطيات المنتجة، كذلك النهضة التكنولوجية وتطبيقاتها.

لذلك بدأ كثير من الدراسات والبحوث والبرامج والأنظمة التي تقوم على تنظيم الأرشفة والأرشيف الإلكتروني لذا حاولت البحث عن هذا الموضوع، وسبر أغوار الأرشفة والأرشيف الإلكتروني للتعرف عنهما بأسلوب أعمق، وتوضيح مفهومه وأهميته التي غابت عن أذهان كثير من الدارسين والباحثين.

أهمية الموضوع:

1. إن تقنية الأرشفة الإلكترونية في الزمن الحاضر تلقى كثيراً من الاهتمام، وذلك لفوائدها المهمة من حيث توفير الوقت والمصاريف والسرية، كما تعد ركناً أساسياً من أركان الحكومة الإلكترونية.
2. أصبحت إدارة الوثائق منذ نشأتها، وعبر المراحل التي تمر بها ضرورة يقر بها كل من يتعامل مع الوثائق، وازداد الشعور بهذه الضرورة مع ” انفجار المعلومات “، وتضخم حجمها وحلول العصر الإلكتروني، وما يسمى حالياً بمجتمع المعلومات
3. إن استخدام التكنولوجيا في الأعمال الحكومية له أهمية كبيرة ودور فعال في أداء الأعمال، بما يصحب ذلك من تطوير في كافة النشاطات والإجراءات والمعاملات الحكومية الحالية، وتبسيطها ونقلها نوعياً من الأطر اليدوية أو التقنية الإلكترونية النمطية الحالية إلى الأطر التقنية الإلكترونية المتقدمة، وبالاستخدام الأمثل والاستغلال الجيد لاحدث عناصر التكنولوجيا ونظم شبكات الاتصال والربط الإلكتروني الرقمي الحديث وصولاً إلى تطبيق تقنية الإنترنت، تحقيقاً للتميز والارتقاء بكفاءة العمل الإداري وارتفاع مستوى جودة الأداء الحكومي عن طريق إنجاز المعاملات إلكترونياً وتوفير الوقت والجهد والمال على المستوى الوطني.

أهداف الدراسة:

تهدف الدراسة إلى تحقيق الأهداف الآتية:

1. التعرف والاطلاع على المشكلات التي تواجه المحفوظات في الدوائر الحكومية.
2. التقصي عن مواصفات نظام الأرشيف الإلكتروني، من خلال التعرف على:

– تعريف الأرشيف الإلكتروني، أهداف الأرشيف الإلكتروني أهمية ومزايا الأرشيف الإلكتروني.

– نظام الأرشفة الإلكترونية، وكيفية إنشاء أرشيف إلكتروني.

3- الكشف عن دور تقنيات المعلومات في حفظ المحفوظات والوثائق، والدور الذي تؤديه في سبيل المحافظة على الوثائق وحفظها.

4- التعرف على استخدام النظم الآلية في معالجة الوثائق والمحفوظات والمعلومات.

أسئلة الدراسة:

تهدف هذه الدراسة إلى تشخيص عدد من المقاييس الخاصة بالأرشيف الإلكتروني وتحديدها من خلال الاسئلة الآتية:

• مالمشكلات التي تواجه المحفوظات في الدوائر الحكومية ؟ وما هي أهم المشكلات التي تواجه محفوظات الأرشيف في المنظمات والمؤسسات ؟
• ما هي مواصفات نظام الأرشيف الإلكتروني؟
• ما الأسس التي يقوم عليها نظام الأرشفة الإلكترونية ،Direct ؟
• ماهي الأهداف التي تتحقق باستخدام الأرشيف الإلكترونى؟
• ما أهمية ومزايا الأرشيف الإلكتروني؟
• ما طرق التحول من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكترونى؟
• كيفة إنشاء أرشيف إلكتروني ( مراحل الأرشفة الإلكترونية ) ؟
• ما هي أنواع نظم الأرشفة الإلكترونية العربية والمعربة؟
• ما النظم الآلية المستخدمة في معالجة الوثائق والمحفوظات والمعلومات ؟
• مالدور الذي تقوم به تقنيات المعلومات في حفظ المحفوظات والوثائق، وما الدور الذي تؤديه فى سبيل المحافظة على الوثائق واختزانها؟

التمهيد:

لفظ الأرشيف لم يتطور في العصور القديمة والوسطى ولا المفهوم العلمي والرسمي لهذا المصطلح، ولكن الشيء الذي تطور وتغير هو شكل الأرشيف، إذ كان في بداياته يصدر وينتج من الصلصال، ثم تطور إلى الرق، ثم الورق عند اكتشاف صناعة الورق، ودخوله للعالم والدول والحضارات المختلفة. بعد هذا التطور تغير الوضع في العصر الحديث في ظروف حفظ الأرشيف، وإنشاء وتهيئة وتجهيز المراكز الرسمية التابعة للحكومات في أوروبا.

وفي البلدان العربية اهتمت واستمرت في اهتمامها بالأرشيف وحفظه، والمحافظة عليه في عهد الدولة العثمانية، ومن أهم الوثائق المحفوظة في الدول العربية مجموعات أرشيف ” المحاكم الشرعية ” .

والشئ الذي نستطيع أن نثبته ولا يستطيع أحد أن ينكره أهمية المؤسسات الأرشيفية على مر العصور، فقد حفظت لنا تاريخ القدماء وتراثهم، وحملته من جيل إلى جيل عبر العصور، وتزداد أهمية المؤسسات الأرشيفية بمختلف أنماطها، مع كل تطور يشهده المجتمع المحيط بها، فهي تتفاعل معه تؤثر فيه وتتأثر به.

• ظهور مصطلح الأرشيف:

ظهر مصطلح الأرشيف الوطني لأول مرة مع الثورة الفرنسية في عام 1790م، حين اتخذ قرار تغيير ” أرشيف المجلس الفرنسي ” إلى ” الأرشيف الوطني “، ثم عين أول ” أرشيفي للجمهورية ” سنة 1793م وأول نظام للارشيف الفرنسي الوطني والمحلي سنة 1794م .

ثم انتشر المصطلح بسرعة هائلة في أوروبا، بإنشاء ” أرشيف وطني ” في بريطانيا ( سنة 1838م ) وأسبانيا (1866م )، وفي البلدان الأوروبية الأخرى شيئاً فشيئا من سنة 1880 إلى 1910 م. أما في روسيا فقد تأسس ” الأرشيف الوطني ” بموجب قرار لينين في سنة 1918م ليصبح فيما بعد نموذجاً لكل بلدان أوروبا الشرقية ؛ بينما انتظرت الولايات المتحدة الأمريكية سنة 1934م لإنشاء ” الأرشيف الوطني “، وبعد الحرب العالمية الثانية تأسس في باريس المجلس الدولي للأرشيف ( 1948 )، ثم بعد إزالة الأنظمة الاستعمارية جاء دور بلدان العالم الثالث ومن بينهم البلدان العربية : مصر ( 1954م )- الجزائر ( 1971م )- تونس ( 1988م )… ([4]) (1).

تعريف الأرشيف:

الأرشيف في هذه الدراسة المقصود به الوثائق الأرشيفية التي تتوفر فيها الخصائص والمميزات، بحيث نستطيع أن نطلق عليها لفظ وثائق أرشيفية. وأول شئ نركز عليه هو أن الوثائق تجمعت نتيجة لنشاط دائرة أو هيئة أو مؤسسة، وعلى هذا الاساس فهي جزء من الجهة التي أنتجتها وتمثل فترة زمنية وتاريخية معينة من عمر تلك الجهة، كما أن الحقائق والمعلومات والبيانات الموجودة بها صحيحة، وبذلك تتوفر فيها صفة عدم التحيز.

وثانياً تكتسب المجموعة الأرشيفية أهميتها من عملية الحفظ، وهذا ما يفرق بين المجموعة الأرشيفية ومجموعة الوثائق التي تتجمع بطريقة صناعية أو بطريقة غير طبيعية، وعملية الحفظ تعطي المجموعة الأرشيفية
صفة قانونية، ويشار إليها بالولاية القانونية، وعنصر الحفظ ركن هام في تحديد الوثائق الأرشيفية، ويجب أن تحفظ في مكان يحدده القانون وإلا فقدت ركناً هاماً وعنصراً مشخصاً لها ([5]) (2).

فكلمة الأرشيف Archives مشتقة من الكلمة اليونانية arkheion أي مبنى الإدارة، واستخدم هذا اللفظ في تسمية مستندات الإدارات الحكومية والمؤسسات.

ويعرف القاموس الأرشيف بأنه ” المكان الذي تحفظ فيه الوثائق العامة والمستندات التاريخية، وتطلق الكلمة نفسها على المواد الوثائقية، وعلى الوثيقة التاريخية المحفوظة، كما تطلق على الهيئة أو الإدارة القائمة بعمليات الإشراف على الأرشيف ([6])….

ويعرف الأرشيف بأنه ” ذلك الجزء من المحفوظات الذي له قيمة إدارية أو تاريخية أو اقتصادية أو قانونية أو اجتماعية وأودع في إحدى المؤسسات الأرشيفية أو حفظ في قاعد بيانات أرشيفية,حيث نظم بالشكل العلمي الذي يجعله صالحاً للاستخدام من قبل الباحثين والمستفيدين “([7]).

وتعرف المجموعة الأرشيفية بأنها الأرشيفات أو الوثائق الأرشيفية التي نشأت أثناء تأدية أي عمل من الأعمال، وكانت جزءاً من ذلك العمل. لذلك حفظت هذه الوثائق من تلك الأعمال للرجوع إليها([8]).

وتعرف جمعية الأرشيفيين الأمريكية الأرشيف بأنه ” الوثائق الغير جارية للمنظمة أو المؤسسة والتي حفظت بسبب قيمتها الدائمة، وهذه الوثائق تمثل نشاط المؤسسة، فقد أنشئت بنظام بغرض معين وفي شكل معين.

ويعرف سيد حسب الله، وأحمد الشامي الأرشيف بأنه ” مجموعات الوثائق المنظمة التي تتضمن الأوراق والكتب والخرائط والتسجيلات السمعية والبصرية والمواد المليزرة والمواد الوثائقية الأخرى التي نشأت أو التي وردت فيما يتعلق بتطبيق القوانين أو التي تتعلق بالمعاملات التجارية أو المعاملات العامة والتي رؤي الإبقاء عليها لقيمتها المستمرة، ولفظ أرشيف يطلق على المكان الذي توضع أو تحفظ فيه الوثائق أو السجلات، والمؤلفات وجميع الوثائق التي لها صفة الرسمية والقانونية. وكما يعرف الأرشيف بأنه: مجموع الوثائق التي تتضمن معلومات منتجة أو محصل عليها من نشاط كل شخص طبيعي أو معنوي، وكل مرفق عمومي أو هيئة عامة كانت أو خاصة مهما كان التاريخ أو الشكل أو السند المادي لهذه الوثائق.

وينقسم الأرشيف إلى أرشيف عام وأرشيف خاص.

وتجمع أرصدة الأرشيف وتحفظ لفائدة الصالح العام تحقيقآ لحاجات التصرف والبحث العلمي، وإثبات حقوق الأشخاص وحماية التراث الوطني ([9]).

المشكلات التى تواجه المحفوظات في الدوائر الحكومية

– من أهم المشكلات التي تواجه المحفوظات في المنظمات والمؤسسات:

– بطء الاستجابة، يحدث هذا الأمر عادة عندما تطلب معلومات، قد يكون مصدرها عدة أماكن وجهات مسؤولة مجتمعة، بحيث لا تتوفر بيانات كاملة عن محتوى الوثائق المطلوبة، وبالتالي فإن الجهد البشري يؤدي إلى تباطؤ ملحوظ وملموس في أداء الأ عمال، وبالتالي ظهور القصور في أداء المؤسسة أو المنظمة التي يتبع لها.

– تداول الوثائق، فكلما احتاج باحث إلى وثائق، فهذا يعني أن هناك مجموعة من العمليات يقوم بها الأرشيفي لتلبية احتياجات الباحثين، هذه العمليات تساهم حتماً في إتلاف الأرشيف، ويحدث الشيء نفسه بالنسبة للمستفيد من خلال تصفحه غير السليم للوثائق.

– تضخم الوثائق والمراسلات في المؤسسة أو المنظمة، بحيث يصعب مناولتها وتداولها.

– تكرار حفظ الأوراق وإنشاء الملفات، نتيجة لتوفر عدد من الموظفين، وعدم وجود آلية موحدة ومقننة لنظام الحفظ.

– تزايد مشقة البحث عن مراسلة ما أو عن وثيقة تغطي موضوعاً محدداً، فإذا كان الباحث في حاجة إلى معلومة محددة، وقد تكون هذه المعلومة مجرد رقم أو تاريخ أو اسم معين يستغرق البحث عنها ساعات بين صفحات ملف أو أكثر، وقد يكون الباحث في حاجة إلى معلومات ذات مجال واسع مما يتطلب البحث في ملفات متعددة يكرر الجهد المبذول نفسه، ووقته مهدور ضائع.

– الصعوبات في تحويل المراسلات الداخلية ونقلها عبر البريد. إذ لدى المؤسسة عدة أفرع متباعدة جغرافياً،
فمن الصعوبة ضرورة تنقل المسؤولين في فروع المؤسسة أو المنظمة من مكان لآخر.

– ظهور الأخطاء، إن تكرار العمل اليدوي، سوف يرفع نسبة ظهور الأخطاء في بيانات المؤسسات.

– تكرار العمال، والحاجة إلى إعادة الإجراءات والأعمال نفسها في الوحدات الحكومية المختلفة ([10]).

مواصفات نظام الأرشيف الإلكتروني

إن الوسائل الخاصة بتسجيل المعلومات هي التي اختلفت وتطورت، أما المعلومات فبقيت كما هي لم تتغير، وهذا ينقلنا إلى نقطة في غاية الاهمية، وهي أن المهم في عمليات تنطيم المحفوظات هو المحتوى الفكري الذي تشتمل عليه الوثائق وليس شكل الوثيقة، فمهما اختلف الشكل فإن المحتويات ستبقى كما هي، لذلك فإننا نسعى في العصر الحديث إلى استخدام وسائط مناسبة ومتطورة تساعدنا على الاسترجاع السريع للمعلومات عند الحاجة إليها، وهذا يقودنا إلى التعرف على الأرشيف الإلكتروني، وعلى المميزات التي يقدمها في حفظ الأرشيف، وكيف تتم مراحل الانتقال من الأرشيف اليدوي التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني، وما هي متطلبات هذا الانتقال،……

الأرشيف الإلكتروني يقصد به التخزين الآلي بوساطة المصغرات الفيلمية مثل الميكروفيلم، والميكروفيش، والحاسوب. والهدف من استخدام هذا الأسلوب الآلي هو توفير الحيز أو المساحة. وتوفير نظام حماية مناسب للوثائق المخزنة، والحد من عمليات الضياع والسرقة لهذه الوثائق، وإمكانية الاحتفاظ بنسخ من الوسائط المخزنة عليها الوثائق في أماكن خاصة للمحافطة عليها من الكوارث البشرية والطبيعية، وسرعة وسهولة استرجاع المعلومات وتداولها. فهذا يقصد به إدخال الآلات والميكنة في استخدامات الأرشيف، فما لمقصود من عملية الميكنة في الأرشيف؟

– عملية الميكنة في الأرشيف: من الملاحظ أن المكتبات سبقت مراكز الأرشيف في الاستخدام الآلي حيث لم تدخل الآلات إلى الأعمال الأرشيفية إلا في نهاية الخمسينيات من القرن العشرين، وكانت الولايات المتحدة الأمريكية أسبق دول العالم في هذا المجال تلتها كندا.

ففي ذلك الوقت قامت مكتبة الكونغرس بمشروع تكشيف الأوراق الرئاسية المحفوظة في قسم المخطوطات، كذلك قام الأرشيف الوطني الكندي بمشروع مماثل لتكشيف أوراق رؤساء الوزارات الكندية (هذا سيرد ذكره مفصلاً).

وقد فرض على الأرشيف الدخول في العالم الإلكتروني في الثمانينات مع استخدام الإعلام الآلي في تسيير الأرشيف، فالمؤسسات الأرشيفية التي طبقت شيئاً فشيئاً كل المقاييس الدولية اعتباراً من الحرب العالمية الثانية كانت جاهزة تماماً للدخول في الألفية الثالثة خاصة مع انتشار شبكة الإنترنت، والتقنية الجديدة التي فرضتها تقنية التصوير الرقمي للوثائق.

– الحفظ بواسطة الحاسوب:

منذ اختراع الحواسيب الإلكترونية بدأت تشق طريقها إلى عالم حفظ المعلومات حتى أواخر القرن العشرين حيث دخلت الحاسبات بقوة إلى هذا العالم وفرضت نفسها كحل لا بد منه، إن لم نقل لا بديل عنه لحل مشكلة الانفجار الوثائقي الذي تعاني منه المكتبات، ومراكز المعلومات، وبات الاستغناء عنه يضع هذه المراكز في خانة التخلف عن الركب الحضاري. ويعد الحاسوب سمة للعصر الذي نعيشه، وذلك لقدرته على تخزين كميات هائلة من المعلومات واسترجاعها بسرعة فائقة، وقدرته على القيام بالعمليات الحسابية والمنطقية بسرعة كبيرة، لذا أصبح الحاسوب محط أنظار المخططين لأعمال مراكز معلومات الملفات، وذلك للتخلص من كثير من مشكلات النظام اليدوي التقليدي، وخاصة في مجال خزن المعلومات واسترجاعها.

أشكال تخزين البيانات عن الوثائق بواسطة الحاسوب:
يمكن أن تخزن البيانات عن الوثائق أو الرسائل في الحاسوب في شكلين هما:

1. تخزين المعلومات الببليوغرافية عن الوثائق : ففي حالة الوثائق الواردة مثلاً يمكن تخزين المعلومات التالية : الرقم المتسلسل، الجهة المرسلة للرسالة، رقم الصادر من الجهة المرسلة، تاريخ الإرسال، تاريخ الورود، نوع الوثيقة ( رسالة عادية، فاكس، تليكس، برقية )، المرفقات ( عددها، ونوعها )، رقم تصنيف الوارد، الموضوع، الملخص، الإجراءات التي اتخذت بحق الوثيقة، ملاحظات.
2.  تخزين نصوص الوثائق: إذ يمكن بواسطة الحاسوب تخزين النص الأصلي أو الشكل المادي للوثائق
   أو الرسائل، وذلك من خلال ربط الحاسوب بآلة خاصة تسمى الماسح، وهي آلة تشبه آلة التصوير الفوتوستاتية، حيث تقوم هذه الآلة بالمرور فوق كل جزء من الوثيقة ونقله إلى ذاكرة الحاسوب، وبالتالي تظهر الوثيقة على شاشة الحاسوب كما هي في شكلها الأصلي.
3. يقوم نظام إدارة الوثائق الإلكترونية بتخزين صور الوثائق في الحاسب الآلي بوساطة ماسحات ضوئية، ومن ثم استرجاعها عند الطلب، وقد استطاعت الحاسبات الإلكترونية أن تختصر المساحات الواسعة لحفظ معلومات الوثائق التاريخية، وأتاحت استخدامآ غير محدد للوثائق عن طريق البحث والاسترجاع في كل وثيقة كما أن الحاسبات ساعدت على حل مشكلات الفقد والضياع، وأخطاء الترتيب ومكنت من استخدام الوثيقة نفسها بوساطة عدة أشخاص في الوقت نفسه، وبذلك يستطيع الباحثون والمهتمون في مجال الوثائق التاريخية الاتصال المباشر، والاستفادة من هذه الوثائق عبر خطوط الهاتف أو عبر شبكة الإنترنت([11]) .

الأرشيف الإلكتروني:

يعرف الأرشيف الإلكتروني بأنه : الانتقال من تقديم الخدمات العامة والمعاملات من شكلها الروتيني إلى الشكل الإلكتروني. ويعرف أيضآ بأنه قدرة القطاعات المختلفة في الإدارة على توفير الخدمات التقليدية للمراجعين والمستفيدين بوسائل إلكترونية، وبسرعة وقدرة متناهيتين، وبتكاليف ومجهود أقل، ومن خلال موقع واحد على شبكة الإنترنت ([12]).

كما يعرف بأنه نظام لتخزين المستندات كوحدة متكاملة ومترابطة، واستخدامها بطريقة وبأسلوب يتناسب مع أهمية المستند ومحتوياته. . .

– فالأرشيف عملية ديناميكية متكاملة، ويعتمد مفهوم العمل الأرشيفي في البلدان المتقدمة على رعاية الوثائق من لحظة إنشائها في الإدارات وسائر الجهات الحكومية والعامة، ومتابعة هذه الوثائق حتى يتقرر مصيرها النهائي سواء بالحفظ الدائم أم بالإتلاف.

وقد سبقت المكتبات مراكز الأرشيف في الاستخدام الآلي حيث لم تدخل الآلات إلى الأعمال الأرشيفية إلا في نهاية الخمسينيات من القرن العشرين، وكانت الولايات المتحدة الأمريكية أسبق دول العالم في هذا المجال وتلتها كندا .

ففي ذلك الوقت قامت مكتبة الكونغرس بمشروع تكشيف الأوراق الرئاسية المحفوظة في قسم المخطوطات، كذلك قام الأرشيف الوطني الكندي بمشروع مماثل لتكشيف أوراق رؤساء الوزارات الكندية.

وكان اعتماد تركيبة مارك الأمريكي الدور الفعال في أتمتة الأرشيف حيث سمح بإعداد مداخل للمواد غير النصية، ذلك أن الأرشيفات عادة ما تتضمن صوراً فوتوغرافية، ومواد سمعية بصرية، وخرائط، ووثائق إلكترونية إلى جانب الوثائق الورقية. ثم توالت بعد ذلك المحاولات والتجارب في محاولة أتمتة الأرشيف في مختلف دول العالم، أهمها ظهور بعض الأنظمة المجانية من أجل تشجيع وتحسين مردودية مراكز الأرشيف، أهمها تلك المصممة من طرف UNESCO مثل CDS/ISIS و MINI/ISIS.. ([13]).

فمن المعروف أن عمر الوثيقة ينقسم إلى ثلاث مراحل، حيث تنقسم الوثائق الحكومية إلى ثلاثة أقسام اعتمادآ على درجة نشاطها واستخدامهما المراحل الزمنية التي تمر بها وهذه الأقسام هي:

1.    المرحلة الأولى: ( الوثائق النشطة ) : وتنطبق على الوثائق الجارية، أي المستخدمة بتواتر كبير، ويسمى الأرشيف الجاري. وهي الوثائق التي تستخدم بشكل متكرر في العمل اليومي للمؤسسة الحكومية، أو بين الحين والآخر وتمتد الفترة الزمنية للوثيقة حسب أهميتها فتكون الوثيقة نشطة منذ أن أوجدت وإلى أن تحفظ للاستخدام الآتي، وعادة ما يمتد نشاط الوثيقة من عام إلى خمسة أعوام وفي هذه المرحلة تحفظ الوثيقة في مكان قريب من الدائرة التي أنتجتها لتسهيل الوصول إليها، ومن ثم تنتقل بعدها إلى المرحلة التالية حيث يكون الرجوع إليها متى دعت الحاجة إلى ذلك.
2. المرحلة الثانية : ( الوثائق غير النشطة ) : وتبدأ عندما تغلق الملفات وتنتهي معالجة القضايا المتعلقة بها فيصبح استخدام الوثاثق عرضياً ويسمى الأرشيف الوسيط. وهي المرحلة التي تنتقل فيها الوثيقة من مرحلة الاستعمال أو الرجوع المتكرر إلى المرحلة التي يكون فيها الرجوع إلى هذه الوثيقة قليلاً وبشكل متباعد، وفي هذه المرحلة تحفظ الوثيقة في أرشيف خاص داخل المؤسسة بشكل مرتب، وبنظام معين يسهل الرجوع إليها متى ما دعت الحاجة إلى ذلك.
3. المرحلة الثالثة: ( الوثائق التاريخية ) : وتبدأ عندما تنتهي فترة الحفظ الوسيط، وعندما تزول كل حقوق المؤسسة المعنية بالتصرف بوثائقها، وتؤول هذه الوثائق إلى مراكز الأرشيف، ويتقرر حفظها بصورة دائمة أو إتلافها بعد انتهاء حاجة الإدارة إليها، ويسمى الأرشيف النهائي. وهي المرحلة الثالثة والأخيرة للوثيقة وتعد الوثيقة ” وثيقة تاريخية ” متى ما كانت تحوي على أهمية تاريخية أو سياسية أو اقتصادية أو ثقافية أو علمية بحيث يمكن الاستفادة منها عند الرجوع إليها بعد فترة طويلة من الزمن وعادة يتم فرز الوثائق الحكومية وتقييمها بعد مرحلتها غير النشطة لتتحول إلى وثيقة تاريخية أو تعدم بعد انتهاء أهميتها للمؤسسة التي أنتجتها وللمجتمع.

ولا تختلف مادة الأرشفة الإلكترونية عن الأرشفة التقليدية من حيث نوعية الوثائق المحفوظة، ومدد الحفظ ولكن الاختلاف يقع في إجراءات ومكان حفظ هذه الوثائق. فعلى سبيل المثال فإن وثيقة طلب خدمة من إدارة حكومية معينة تحفظ مدة محددة في الدائرة المختصة، ومن ثم في أرشيف الوزارة العام، وإذا اقتضت الضرورة فإنها تحول إلى الأرشيف الدائم وذلك سواء كانت هذه الوثيقة ورقية أم إلكترونية والفرق هو أن الوثيقة الإلكترونية تحفظ في ذاكرة رقمية، ولا تلمس، وقد لا ترى في انتقالها من مكان حفظ إلى آخر، ويمكن استرجاعها بسهولة وعن بعد أيضاً, أما الوثيقة الورقية فإنها تنقل مادياً من حيز إلى حيز آخر في أماكن الحفظ المختلفة ([14]).

نظام الأرشفة الإلكترونية

Direct:

هو نظام يقوم بجميع وظائف الأرشفة بصورة سهلة ومتكاملة قابلة للتخصيص بما يتناسب مع أنشطة أي مؤسسة مما يؤدي إلى تكوين أرشيف آلي موثوق وقوي يحل جميع إشكاليات الأرشيف اليدوي، وكذلك
إشكاليات بعض برامج الأرشفة الإلكترونية المتوفرة في السوق، والتي تتسم بالجمود والتعقيد.

يتيح نظام الأرشفة الإلكترونية أرشفة الوثائق والاحتفاظ بها على شكل ملفات إلكترونية مما يسمح باستغلال الأماكن المخصصة لحفظ الوثائق الورقية واستخدامها لأمور حيوية أخرى، ولزيادة فاعلية أنظمة الأرشفة الإلكترونية إمكانية تطبيقها على مستوى الشبكة الداخلية في الإدارة، وإمكانية توسيعها في المستقبل دون أي عائق بحيث يمكن لكل مستخدم استعراض الوثائق حسب الصلاحيات الممنوحة له من قبل مدير النظام.

وتقوم فكرة الأرشيف الإلكتروني على ركائز أربع رئيسة:

إن الفكرة من إنشاء الأرشيف الإلكتروني واستخدامه في المؤسسات الحكومية والخاصة يتبلور في أربعة ركائز أساسية ومهمة، هذه الركائز هي:

1. تجميع كافة الأنشطة والخدمات المعلوماتية والتفاعلية والتبادلية في موضع واحد، وهو موقع الإدارة أو المؤسسة، فالأرشيف الإلكتروني يقوم على فاعلية التكامل مع الوحدات الأخرى، حيث أن الحاسبات وأنظمة معالجة الكلمات والنصوص تسمح للإدارات المختلفة بتوفير المعلومات اللازمة في مكان واحد ومحدد.
2. تحقيق حالة اتصال دائم بالجمهور، مع القدرة على تأمين كافة الاحتياجات الاستعلامية، والخدمية للمواطن. مع انخفاض الوقت اللازم لتدفق المعلومات، نظرآ لانخفاض الوقت اللازم لإعداد المستندات وتسليمها، فإنه يؤدي بالتالي إلى انخفاض الوقت ما بين إعداد المعلومات واستخدامها.
3. تحقيق زيادة السرعة وفعالية الربط والتنسيق والأداء والإنجاز بين الإدارات المختلفة، حيث أن أعداد وتوزيع المستندات باستخدام الأجهزة الآلية، أو الوسائل الإلكترونية أسرع من القيام بها يدوياً، فهذا يعني تيسير الاستفادة من المعلومات التي تضمها الوثائق، بمعنى سرعة توصيل المعلومات للمستفيدين.
4. تحقيق وفرة في الإنفاق في كافة العناصر فالأرشيف الإلكتروني يعمل على تخفيض التكاليف، على الرغم من زيادة حجم الاستثمار اللازم لشراء الأجهزة للاخذ بنظام العمل المكتبي المتكامل، إلا أنه على المدى الطويل سوف تنخفض نفقات التشغيل عن النظام اليدوي نظرآ لانخفاض تكاليف العمال (الأجور) ([15]) (1 ) .

أهداف الأرشيف الإلكتروني:

من أهم أهداف الأرشيف الإلكتروني ما يأتي:

1. مواكبة التطور التقني بما يحقق التكاملية مع التقنيات المتقدمة في هذا المجال، وبما يخدم مصلحة المواطن، ويسهل الإجراءات المتبعة في الجهات الحكومية وغير الحكومية، ويتم ذلك عن طريق محاولة إعادة هيكلة المؤسسات التقليدية الحالية لتحسين الأداء الإداري التقليدي المتمثل في كسب الوقت، وتقليل التكلفة اللازمين لإنجاز المعاملات وفق تطور مفهوم الإدارة الإلكترونية، فقد تغير ميزان الوقت، حيث تتطلب الحاجات الملحة وعمليات صنع القرارات الحصول على المعلومات بشكل سريع ومنظم، وتعذر تحقيق ذلك بواسطة الطرق التقليدية، لذلك برزت الحاجة إلى استخدام تقنيات حديثة حتى تستطيع السيطرة على هذا الكم الهائل من الوثائق والمعلومات وتسخيره لحاجة الإدارة ([16]) ( 1 ) .
2. إعادة النظر في الموارد البشرية المتاحة، والعمل على رفع كفاءتها ومهاراتها تكنولوجياً لربط الأهداف المنشودة للإدارة الإلكترونية بالأداء والتطبيق، وذلك عن طريق رفع كفاءة العمل والأداء في مراكز المعلومات الوثائقية، بتطوير العاملين باستخدام تقنية الاتصالات والمعلومات، بتوفير التجهيزات الضرورية وظروف العمل المقننة.
3. تقييم البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات، وتحريرها لكي تستجيب ومتطلبات الخدمات اللازمة بالحجم والنوعية لتحقيق الخدمات للإدارة الإلكترونية.
4. مناقشة التشريعات والأنظمة القانونية، ومحاولة وضع معايير لضمان بيئة إلكترونية متوافقة.
5. الخروج برؤية وإستراتيجية واضحة من أجل الانطلاق بخطى ثابتة نحو تطبيق الإدارة الإلكترونية.
6. تلبية احتياجات وأغراض المستفيدين والمؤسسات، وتقديم خدمات أرشيفية متميزة لهم في زمن قياسي قصير.
7. تحقيق أكبر قدر من الضبط الإداري والأمني بما يضمن سرعة وسرية ونظامية الإجراءات والمعلومات.

أهمية ومزايا الأرشيف الإلكتروني:

من أهم مزايا الأرشيف الإلكتروني الآتي:

•   التوفير في مكان التخزين، يتيح نظام الأرشفة الإلكترونية أرشفة الوثائق، والاحتفاظ بها على شكل ملفات إلكترونية مما يسمح باستغلال الأماكن المخصصة لحفظ الوثائق الورقية.
•   تجميع كافة الأنشطة والخدمات المعلوماتية والتفاعلية والتبادلية في موضع واحد، وهو موقع الإدارة أو الجهاز الإداري الرسمي على شبكة الإنترنت.
•   ضبط الملفات عن طريق وصف محتواها وتصنيفها.
•   الإتلاف السريع للملفات الورقية المكررة .
•   السرعة والسهولة في نقل كميات كبيرة من الوثائق خارج المنشأة عن طريق الأقراص اللينة والأقراص المضغوطة والصلبة في الحاسبات المحمولة، وعبر الشبكات الداخلية والخارجية.
•   سهولة الوصول إلى الملفات الإلكترونية، وإمكانية تبادل المعلومات.
•   ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها، وسهولة وسرعة نقل الرساثل والوثائق الإلكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج نطاق المؤسسة.
•   سهولة الاسترجاع وفقاً لموضوع الوثيقة، والوثائق تصنف ورقياً وفقاً للجهة التي وردت منها ووفقاً للتسلسل الزمني لظهورها.
•   حماية أصل الملفات والوثائق، وضمان حماية الوثائق الأصلية من الاستهلاك الناجم عن كثرة الاستعمال،
  والمحافظة عليها من التلف أثناء التداول، وعدم الإضرار بها عند تداولها في الحاسبات الآلية..
•   تحقيق وفرة في الإنفاق للإدارة.
•   ضمان أمن الوثائق والملفات وسريتها، والمحافظة على المعلومات الشخصية، عن طريق التحكم المركزي في
  إدارة محفوظات الوثائق، باستخدام الجوانب الأمنية، وصلاحيات المستخدمين.
•   سرعة الاسترجاع وسهولة استخدام الوثائق.
•   الرفع من أداء المؤسسات الحكومية، وكذلك مؤسسات القطاع الخاص، يعد البوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة الإلكترونية.
•   تسهيل عملية تقييم المعلومات بغرض الحفظ أو الإتلاف.
•   تقديم خدمات وعمليات منظمة من خلال إجراءات مبسطة وبفاعلية أكبر.
•   المرونة والسهولة في تحديث المعلومات بصفة دورية.
•   تحقيق أداء أفضل عند التعامل مع الوثائق ([17])

مرحلة التحول من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني:

تميز عصرنا الحديث بتواتر سريع لكميات الوثائق مما ساهم في ظهور مشكلات تراكم الأرصدة الوثائقية والأرشيفية، وبدأت أماكن الحفظ تضيق يومآ بعد يوم، وباتت السيطرة على هذه الأرصدة ومعالجتها واسترجاعها عند الحاجة أمراً صعباً إن لم يكن مستحيلاً في حالات عدة. .. ذلك أن الدراسات أظهرت أن نصف الوقت يقضيه الموظف في مكتبه بين الحفظ والبحث عن الوثائق، ومع تزايد الطلبات وتشعب الأنشطة وارتباطاتها ببعضها، وتكدس الملفات الإدارية بالمكاتب تصبح الذاكرة البشرية غير قادرة على معالجة هذه الأرصدة الوثائقية، كما أن أدوات البحث الوثائقية هي الأخرى بات من الصعب إنشاؤها وتطويرها يدوياً، لذلك كانت عمليات البحث بطيئة، وبالتالي تتعطل المصالح المرتبطة بالمعلومة، واستحال أيضا فرز الوثائق المكدسة لحفظ ما لزم منها وإتلاف غير المجدية نفعاً، وتعطلت حركتا الترحيل والإتلاف الوثائقي، واختلطت الوثائق القيمة بغيرها عديمة الفائدة، وتهمشت الذاكرة الوطنية بتهميش وثائق المؤسسات، وهنا تحرك العقل البشري لإيجاد حلا لهذه المعضلة الوثائقية، إلى أن أفرز الاجتهاد ،،الحوسبة،، أو الإعلامية الوثائقية، والذي عمل على حوسبة الإجراءات الأرشيفية من تحويل وتسجيل وفرز وإعداد أدوات البحث الأرشيفية وبالتالي أصبح استرجاع الوثائق سريعآ، وتوفرت البيانات والمعلومات، وبدأ التعامل بها عن قرب أولاً ثم عن بعد عبر الشبكات في وقت لاحق ليصبح الاستغلال الوثائقي جماعياً وفي الوقت نفسه، وهو أقصى ما طمح إليه الموظف في مكتبه (1).

ومما سبق نلاحظ أن الانتقال إلى الحكومة الإلكترونية أو الأرشيف الإلكتروني، يتطلب عددآ من المتطلبات التي يجب توافرها لبناء الحكومة الإلكترونية، والتي تعد عوامل رئيسة لإنجاح مشروع الحكومة الإلكترونية، هذه المتطلبات هي: تقنية وتنظيمية وادارية وقانونية وبشرية، وسوف نركز على أهم ثلاثة متطلبات أشار إليها الكثير من الخبراء في هذا الحقل، ويمكن تلخيصها فيما يأتي:

أولا : المتطلبات التقنية الحديثة:

من الضرورة تهيئة البنية الأساسية لنجاح الإدارات في المؤسسات والمنظمات والهيئات في أداء أعمالها. ويتم ذلك من خلال توفير نظم اتصالات فعالة لنقل البيانات والمعلومات، وتدفقها من وإلى المصالح والدوائر الحكومية، وإلى جمهور المتعاملين من المواطنين، ومنشآت الأعمال، ومنظمات المجتمع المدنية وبالعكس، وذلك من خلال:

•   تطوير مشروعات متوافقة مع بنية الاتصالات الأساسية المتوافرة بالفعل.
•   استخدام أكشاك الوصول العامة public Access Kioske ومراكز الخدمة المجتمعية المتنقلة.
  -تشجيع القطاع الخاص على الاستثمار في تكنولوجيا المعلومات، والاتصالات السلكية واللاسلكية للإسراع في استخدامها وانتشارها على نطاق واسع.
• تدريب المتعاملين والقوى العاملة على أساليب التعامل، والتكيف مع التكنولوجيا المتطورة، وحثهم على الاستفادة القصوى منها([18]).

ثانيا : المتطلبات الإدارية:
برنامج التطوير الإداري والتنفيذي: يشتمل هذا البرنامج على تطوير الهيكل التنظيمي، وأساليب العمل في الجهات المقرر استخدامها الأرشفة الإلكترونية كذلك إعداد خطة لإعادة هندسة الخدمات التي يتقرر إتمامها إلكترونياً. كذلك يتناول برنامج تطوير التشريعات، ويتضمن هذا البرنامج إعداد قانون ينظم المعاملات الحكومية الإلكترونية وتطوير التشريعات القائمة (3).

من أجل هذا يجب أولا حل المشكلات القائمة في الواقع الحقيقي قبل الانتقال إلى البيئة الإلكترونية، وللتمثيل على أهمية هذا المتطلب، فإنه يجب على الإدارات أن تقوم بتوفير المعلومات اللازمة بمواطنيها عبر الإنترنت، وأن تضع سياسة يتم بموجبها تحديد جميع الوثائق والمعلومات مباشرة عبر الإنترنت ([19]).

ثالثا: المتطلبات البشرية لإنشاء الأرشيف الإلكتروني:

يتعلق هذا المحور بتأهيل موظفي ومساعدي الإدارة على مشروع الأرشفة الإلكترونية، وتكوينهم وبناء قدراتهم لاستغلال التكنولوجيات الحديثة للمعلومات والاتصال، والتعامل معها على النحو الأمثل في بناء مشروع الأرشيف الإلكتروني من أجل إيجاد الحكومة الإلكترونية ([20]).

فبرنامج تنمية الكوادر البشرية، يتم عن طريق إعداد خطة لتطوير فكر القيادات الحكومية بما يتلاءم مع مفهوم الأرشفة والحكومة الإلكترونية، وكذلك إعداد خطط مناسبة لتدريب فرق العمل التي يتم تكوينها من المؤسسة أو المنظمة التي سوف تتبع نظام الأرشفة الإلكترونية، بهدف القدرة على إدارته حسب كل جهة بشكل جيد وفعال، كذلك إدخال برامج تعليمية عن المعلومات والاتصالات في مراحل التعليم المختلفة.

فمن الملاحظ أن بعض البلدان العربية تفتقر لنظام جامعي أو مهني لتكوين الأرشيفيين، بينما تعاني جل مؤسساتها الإدارية والسياسية والاقتصادية والثقافية والاجتماعية من تراكم الأرشيف من دون معالجة علمية تسمح باستغلاله كذاكرة رسمية قبل أن تصبح مع مرور السنين مصدراً لكتابة التاريخ. وفي الوقت نفسه، انتقلت البلدان الغربية، التي وضعت منذ عشرات السنين برامج لتكوين الأرشيفيين، من مرحلة التكوين التقليدي لتغطية حاجيات المراكز الوطنية والإقليمية للارشيف أي أن العمل يجري في محيط ثقافي إلى مرحلة نوعية أخرى فرضها الواقع: تكوين صنف جديد من الأرشيفيين لإدارة الأرشيف الجاري والوسيط في محيط غير ثقافي، بل إداري أو اقتصادي، مثل الوزارات والدوائر الحكومية والشركات الاقتصادية والبنوك. .. انبثقت فرص العمل في هذه المؤسسات بعدما فطنت إلى ضرورة تكليف إدارة الأرشيف إلى نوع جديد من الأرشيفيين سمي ” Records Managers ” أو أخصائي إدارة الأرشيف الجاري والوسيط ([21]) .

إن مهنيي الأرشيف معنيون بإنشاء السجلات وحفظها، وتنظيمها ووصفها وإتاحتها لاستخدام المستفيدين، ويحتاج عملهم إلى مؤهلات علمية عالية وخبرات عملية مختلفة، لذلك وجب تقديم الدورات المناسبة لهم لكي تنجح عملية الأرشفة الإلكترونية وبالتالي نجاح الأرشيف الإلكتروني.

–كيف يمكن إنشاء أرشيف إلكتروني ( مراحل الأرشفة الإلكترونية ) :

تنقسم مراحل الأرشفة الإلكترونية إلى مرحلتين أساسيتين : الأولى تخطيطية والثانية تنفيذية.

أولاً– مرحلة التخطيط للأرشفة الإلكترونية: تتكون مرحلة التخطيط للتحول من الأرشيف التقليدي إلى الأرشفة الإلكترونية من المراحل الآتية:

– المرحلة الأولى: مرحلة الإعداد والتخطيط للأرشفة الإلكترونية.

– المرحلة الثانية : مرحلة الدراسة والمسح.

– المرحلة الثالثة : مرحلة التحليل.

– المرحلة الرابعة : مرحلة بناء الخطط واعتمادها.

– المرحلة الخامسة : مرحلة اختيار البرمجيات .

– المرحلة السادسة : مرحلة إعداد قواعد البيانات .

ثانيا: المرحلة التنفيذ ية للارشفة الإلكترونية:

1 / المرحلة الأولى من المراحل التنفيذية تبدأ من خلال تكوين المسؤولين والمتخصصين والفنيين والموظفين، المسؤولية مسؤولية تامة عن سير إجراء العمل بطريقة صحيحة وسليمة.

2 / مرحلة البدء في التنفيذ.

3 / مرحلة التصوير الضوئي ( الرقمنة ) وإتاحة الوثائق إلكترونياً.

4 / مرحلة مراقبة الجودة .

5 / مرحلة الفهرسة والتكشيف.

6 / مرحلة إعادة الوثائق إلى أصولها.

7 / مرحلة الحفظ والخزن.

8 / مرحلة تطوير الخطط وإزالة المعوقات.

– ويوفر النظام مزايا عديدة منها : تطوير عملية إدخال الوثائق واسترجاعها ومعالجتها وتحديثها من أي نقطة في الشبكة الحاسوبية ( وفق الإجراءات الأمنية ) كما يمكن استخراج التقارير والإحصائيات من الوثائق المخزنة، والاستجابة لاستفسارات عديدة إلى جانب إمكانية فتح ملفات للوثائق ذات الاهتمام المشترك، وذلك من خلال قواعد معلومات متقدمة، إضافة إلى مزايا أخرى ([22]).

دورة الأرشفة الإلكترونية:

– الإنشاء .

– الإجراءات الفنية.

– الحفظ.

– التزويد وتدفق المعلومات.

– الإتاحة ( الاسترجاع ).

– التخزين.

نظام الحفظ الآلي (الأرشفة الإلكترونية)

مقارنة بين نظم الأرشفة اليدوية والإلكترونية:

الأرشفة الإلكترونية	الأرشفة اليدوية
يستغرق ثواني معدودة	يستغرق من دقائق إلى ساعات	استرجاع الوثائق
لا يحدث فقدان لأي وثيقة	يضيع ما نسبته 7.5% من الوثائق	نسبة الوثائق المفقودة
يستغرق ثواني معدودة من خلال الحواسيب	يستغرق من دقائق إلى ساعات	تخزين الوثائق
من خلال الحاسوب من دون الحاجة إلى النسخ أو التصوير ( مع وجود الشبكات والخوادم )	يحتاج لتصوير الوثيقة عدة مرات باستخدام ماكينات التصوير	المشاركة في الاطلاع على الوثائق
بالبريد الإلكتروني، الفاكس من خلال الحاسوب مع وجود كلمة سر لفتح البريد الإلكتروني أو برنامج الفاكس	من 2-5 أيام باستخدام البريد، باستخدام الفاكس صورة رديئة ومتاحة لأي شخص بجانب جهاز الفاكس	إرسال الوثائق
يمكن تخزين 23.000 ورقة علي قرص ضوئي ) يكلف أقل من درهمين CD واحد(	مساحات هائلة للخزانات والمساحات التي تحتلها حيث يتكلف تخزين23000 ورقة تقريباً حوالي، 1500 درهم	المساحات التخزينية
استرجاع الملف في لحظات مما يؤدي إلى تحسين الخدمة المقدمة للعملاء	انتظار العميل وقتاً طويلاً حتى يتم استرجاع الملف أو الوثيقة	خدمة العملاء
يمكن توفير العديد من النسخ الاحتياطية	عدم وجود نسخ احتياطية في حال حدوث كوارث ( حرائق، أمطار شديدة،. .. )	النسخ الاحتياطية

بعض نظم الأرشفة الإلكترونية العربية والمعربة نظام eDox

– يعد نظام إيدوكس نظاماً كاملاً لإدارة الوثائق وحفظها وأرشفتها.

-صمم هذا النظام للمنظمات الصغيرة والمتوسطة.

– يستخدم نظام إيدوكس واجهة تعامل سهلة.

– يظهر المعلومات في شكل شجرة بحيث تسهل قراءتها للمستخدم .

– يعد هذا النظام قليل التكلفة، ويحتاج المستخدم لتدريب بسيط لاستخدام النظام .

– يستطيع المستخدم تحميل البرنامج وتنصيبه بكل سهولة ومن ثم إدارته.

– يستطيع النظام التعامل مع المستندات باللغتين الإنجليزية والعربية.

برنامج DocuWare

معلومات حول الأرشفة الإلكترونية DocuWare

تأسست الشركة الألمانية عام 1988م هي رائدة في مجال الحلول الإلكترونية، واليوم أصبحت الشركة تتصدر قائمة شركات المتخصصة بالبرمجيات لتطبيقها نظام الأرشفة الإلكترونية في أكثر من 5500 منشأة لأكثر من مئة ألف مستخدم على مستوى 50 بلداً.

ويعد المنتج أحد الحلول في حفظ الوثائق وأرشفتها إلكترونياً، والرجوع إليها في أي وقت، وأيضاً النظام متوافق مع جميع أنظمة التشغيل المستعملة.

تقوم شركة نتويز العربية Netways بعملية تعريب البرنامج ومقرها في بيروت ولها عدة فروع في دول الخليج العربية.

شركة النهل وأنظمة الأرشفة الإلكترونية

حلول إدارة الوثائق والمستندات EDMS
– ECM هي جزء من حلول إدارة المحتويات (Enterprise Content Management) .

– عبارة عن التقنيات والادوات والطرق التي تستخدم لتصوير والتقاط وإدارة وتخزين وحفظ واسترجاع وتوصيل جميع المحتويات والوثائق داخل المؤسسة. وإستراتيجية أدوات EDMS: هي توفير سهولة وصول الإدارة لأي مستند أو معلومة في المؤسسة، بغض النظر عن مكان تواجد تلك المعلومة أو المستند أو المصطلحات المستخدمة من قبل المستخدم لها. وهناك مسميات مختلفة لنظم توحيد وإدارة الوثائق، ومن ضمنها المخازن الرقمية للوثائق، والأرشفة الإلكترونية، ونظام إدارة المحتويات وغيرها.

– لها القدرة على إدارة جميع المحتويات التقليدية ( مثل : الصور والمستندات المكتبية والرسومات، وجميع المطبوعات والأشكال الميكروفيلمية ) بالإضافة إلى المحتويات الرقمية مثل : ( محتويات مواقع الإنترنت، البريد
الإلكتروني، ملفات الفيديو والملتيميديا وغيرها من المستندات الرقمية والفاكسات ) ومن خلال دورة حياة تلك المحتويات والوثائق يسهل عملية تعريفها، وتصنيفها وتخزينها واسترجاعها.

موقع دكيووير: /http://www.docuware.com

موقع برو جكت وايز : http://www.bentley.com/en-US/Products/ProjestWise

SAVE Library System from Newsbank

www.newsbank.com

– يقوم هذا النظام على أرشفة المستندات المختلفة سواء كانت نصية أو على شكل صور.

– يتمتع النظام بواجهة تعامل سهلة لجميع المستخدمين.

– يمكن باستخدام هذا النظام أرشفة المستندات، الصحف، الصور، الرسومات…إلخ

– يمكن البحث عن المعلومات باستخدام الحقول المختلفة التي قد تصل إلى 250 حقلاً من خلال الوظائف المختلفة

(And,Or, Not….etc)

– كما يمكن البحث من خلال تاريخ معين، أو تواريخ مختلفة، أو خلال فترة معينة مثل الأسبوع السابق.

– يستطيع النظام البحث في أكثر من قاعدة بيانات في وقت واحد.

-كما يمكن البحث عن الصور والرسومات.

Zylab System

http://www.zylab.com

نظام Zylab

في عام 1997م بدأت zylab في تطوير مشروع لربط برامج zyimage إلى ناسخات رقمية تجارية، ولتحقق نظام أرشفة النص الكامل من خلال سهولة تشغيله كآلة ناسخة.

في نظام تشغيل ويندوز مكونات Zyimage تعمل في نظام ذاتي ,غير مراقب, يجهز الصفحات العديدة من ملفات TIFF من نسخ بسيطة إلى أرشيفات بحث كاملة.

خادم الويندوز سيقوم بعمل وحدات Zyscan و zyimage. ZyTIMER

خادم الويندز باستطاعته تخزين أرشيفات Zyimageعلى أقراص محلية.

– برامج الأرشفة الإلكترونية العربية والمعربة:

اسم النظام	اسم النظام
FILE NET فايل نت	PROJECT WISE بروجيكت وايز
ARAB DOCS أرب دوكس	EVERSUITE إيفرسيت
REDDOT رد د،ت	ZY IMAGE زاى ايمج
LASER FICHE ليزر فيش	SAPERION سابيريون
WAtAr MARC ووتر مارك	BYT QUSTSبايت كويست
LOTUS NOTES لوتس نوتس	DOC WEAR دوك وير
IMAGE LINKS ايميج لنكس	ALCHEME إلكمي

النتائج والتوصيات:

وبعد القيام بهذه الدراسة أمكن صل إلى عدد من نتائج الدراسة، وكما خلصت إلى مجموعة من التوصيات نوردها:

– أولاً : نتائج الدراسة:

ومن خلال العرض السابق لعملية الأرشيف الإلكتروني ،، تم تسجيل مجموعة من النتائج الخاصة بهذه الدراسة والمتمثلة أساساً في الأتي:

– إن إدخال تطبيقات تكنولوجيا المعلومات على إدارة الأعمال وحفظ الأرشيف في الإدارات والأجهزة، سيغير الطرق المعتمدة في أداء مهماتها تغييراً جذرياً، وهذه التغييرات تهدف إلى الإفادة من التقنيات الحديثة
لإنشاء أدوات بحث فعالة تسهل النفاذ إلى الوثائق، وتبسط عملية البحث.

– إن الوسائل والتقنيات الحديثة الإلكترونية تمكن المعلومات من أن تزيد إنتاجياتها أضعافأ مضاعفة، والتقليص من وقت إنجازها تقليصاً ملحوظاً، والعمل في راحة أكبر مما يترك له مهلة التمعن والتفكير والتأمل فيما يصنع، وهذا ما يجعله أكثر قوة، وتبصر لمواجهة الكم المتكاثر للإنتاج الوثائقي، وهذا ما يجب أن يدركه المسؤولين للأخذ بأساليب مواكبة، وملاحقة التطور التقني، والتكنولوجي في مجال الأرشفة الإلكترونية.

-إن استخدام وتفعيل الأرشفة الإلكترونية في حفظ الوثائق والملفات واسترجاعها، سيؤدي إلى خفض نفقات الإدارة الداخلية. ورفع معدلات أداء الأعمال في الإدارات المختلفة، وارتفاع مستوى جودة المخرجات. وتقليل تكلفة تداول المستندات الورقية، والمساعدة في الحفاظ على الوثائق، وخاصة التالفة منها، وإتاحتها عن طريق الحاسب الآلي دون الاعتماد على الأصول.

– إن أرشفة الوثائق والملفات إلكترونياً سيساعد على حفظ وتوثيق كافة الأنشطة والمخرجات والوثائق إلكترونياً، كما يعمل على زيادة الفعالية عن طريق تنفيذ الأ عمال بانسيابية أكثر، وكذلك في تحسين الاتصالات الداخلية.

– ثانياً توصيات الدراسة:

يمكن اقتراح بعض الإجراءات التي يرى أنه لابد منها للوصول إلى ذلك الهدف، ومن هذه الإجراءات ما يأتي:

إن مهام الأرشيف قد توسعت فيما يتعلق بسلطته على الوثائق، فلم تعد هذه السلطة محصورة بالوثائق الورقية بل توسعت لتشمل الوثائق الإلكترونية حيث أن معظم الدوائر والإدارات الحكومية، وغير الحكومية المتقدمة أتمتت أعمالها بشكل كامل، مما يحتم على جميع الدوائر الحكومية استخدام التقنيات في حفظ واسترجاع وثائقها واسترجاعها، فكلما استخدم القطاع العام تقنيات المعلومات على نحو أكبر، صارت البيئة الوطنية أكثر ترابطاً فيما يتعلق بتطوير التنافس الإلكتروني في نطاق الأعمال .

• من أجل تطبيق الحكومة الإلكترونية يجب العمل على ربط أنظمة الدولة الآلية مع بعضها البعض في نظام متكامل متناسق موحد، لكي يتم من خلاله إدارة وتنظيم وأرشفة جميع الوثائق الموجودة في الدولة، حيث يتم من خلال هذا النظام أيضا إتاحة الخدمات للمستفيدين.
•   العمل على تغيير ثقافة مجتمع المؤسسات الحكومية لتتناسب مع المتغيرات الحديثة، وزيادة مشاركة كافة قطاعات الدولة لتنمية مجال الوثائق والمحتوى الإلكتروني، وتنمية البنية الأساسية لإدارة الوثائق والمحتوى، وتطوير العمل الحكومي الإلكتروني لدفع عجلة التنمية، وتوفير الشفافية للحصول على الوثائق.
•        استخدام الأساليب الحديثة في إدارة العمل في المؤسسات الحكومية تدعيماً لإدارة وثائقه ومحتواه الإلكتروني عن بعد، وتهيئة أجهزته للاندماج في النظام العالمي في مجال إدارة الوثائق والمحتوى الإلكتروني، والاستفادة من التجارب والخبرات المحلية .والعربية والعالمية في المجال ذاته.
•        العمل على سن التشريعات والقوانين التي تواكب التطور الإلكتروني في مجال إدارة الوثائق وأرشفتها, يتم من خلالها إضفاء الحجة القانونية للوثيقة الرقمية والتعاملات الإلكترونية. والاتجاه نحو تحديث القوانين والتشريعات والتوجيهات والمراسيم والتعليمات بما يتلاءم وبيئة عمل الحكومة الإلكترونية.
•        العمل على تأهيل العاملين وتدريبهم في مجال الأرشفة الإلكترونية، من أجل العمل على إنجاح الأرشيف الإلكتروني.

---

[1] عبد الكريم بجاجة /الأرشيف في فجر الألفية الثالثة: من الثروة العربية إلى الثورة الإلكترونية.

http: / /vgn.dm.gov.ae/DMEGOV/images/dea-Badjadja.doc

[2] سيف بن عبدالله الجابري. الأرشفة الإلكترونية في سلطنة عمان : تجربة وزارة الإسكان والكهرباء والمياه .- cybrarians journal- ع 8 ( مارس 2006 ). – متاح على:

http://www.cybrarians.info/journal/no8/e-archive.htm

[3] عبد الكريم بجاجة. اقتراح برنامج تكوين الأرشيفيين لإدارة الأرشيف الجاري والوسيط .- journal cybrarians- ع 5( يونيو 2005 ). – متاح في:

htm.archivst/http: / /www. cybrarians. info / journal/no5

[4] Michel Duchein, “Etudes d>Archivistique, 1957-1992», Association des archivistes francais, 1992,210 p.

[5] محمد احمد حسين، الوثائق التاريخية، القاهرة، 1954، ص 12 .

[6]Oxford English Dictionary, art, Archives, Webster>s. P 11.

[7] جمال الخولي / مدخل لدراسة الأرشيف. الإسكندرية : دار الثقافة العلمية، 2000 م، ص 41.

[8] محمد قبيسي / علم التوثيق والتقنية الحديثة. بيروت : دار الأفاق الجديدة، 1402هـ، 1982 م .

[9] WWW, usfp. ma / site groupe%20socialiste I documents I propositions / 17. doc

[10] عباس بدرن / الحكومة الإلكترونية من الإستراتيجية إلى التطبيق، ط1، بيروت : المؤسسة العربية للدراسات والنشر، 2004 م، ص 35 .
– نجية قموح، فتيحة شرقي. حفظ الأرشيف في الجزائر بين الحماية القانونية والإجراءات الفنية .-cybrarians journal ،.-ع 9 ( يونيو 2006 ). – متاح في:

http: // www.cybrarians.info/journal/no9/archive.htm

أبو الفتوح عودة / دليل تنظيم المحفوظات والسكرتارية والعمال المكتبية. القاهرة : مكتبة الأنجلو المصرية، 1987م، ص 12.

[11] ناصر بن محمد الجهيمى: النظام الحديث لإدارة الوثائق التاريخية وقواعد بياناتها، مجلة العربية، النادي العربي للمعلومات،ع 3، س 2001 م، http://www.arabcin.net

[12] أبو السعود إبراهيم /التقنيات الحديثة والحكومة الإلكترونية، العربية، 3000، س 5، ع 1 / مارس 2005 م) متاح على:

http: // www. arabcin. net / arabia3000/ htm

[13] http: // 2dab.org/vb/showthread.php

[14] سيف بن عبداللة الجابري. الأرشفة الإلكترونية في سلطنة عمان : تجربة وزارة الإسكان والكهرباء والمياه .- cybrarians journal- ع 8 ( ما رس 2006 ) متاح في http://www.cybrarians.info/journal/no8/e-archive.htm
-بشار عباس / أرشيف الألفية الثالثة والتوجه نحو النظم الرقمية / العربية 3000، س4، ع1، س 2003، ص ص 196.

[15]أبو السعود إبراهيم / التقنيات الحديثة والحكومة الإلكترونية، العربية 300، 3000، س 5، ع 1 / مارس 2005 م )متاح في:
http://www.arabcin.net/arabia3000/-.htm

[16] الصادق العلويني / من اجل التخطيط لتطوير الأرشيف بالبلاد العربية. تونس: المعهد الأعلى للتوثيق. ص 74 .

[17]جبريل حسن العريشي، مجلة المعلوماتية، الحكومة الإلكترونية مفهومها وأهدافها، ع 14، جمادى الأولى 1427 هـ، 2006 م، ص ص 19 16)
– سوزان الأفغاني/ الأرشيف الالكتروني: ورقة عمل مقدمة للمؤتمر السنوى الرابع لجمعية المكتبات والمعلومات السعودية، الرياض : 6-7 / ربيع الأول / 1427 هـ.
-مساعد الطيار : مقال الأرشفة الإليكترونية، موقع القرية الإليكترونية
– بشار عباس / أرشيف الألفية الثالثة والتوجه نحو النظم الرقمية ا العربية 3000، ع1، س4. 2003، ص ص19 6 .

[18]يونس عرب / متطلبات بناء الحكومة الالكترونية متاح في http:// www.arablaw.org/E-Government2.htm

http://www.alyaseer.net/vb/showthread.php-

[19] محمد محمد الهادي / الحكومة الإلكترونية كوسيلة لللتنمية والإصلاح الإداري، cybrarians journal، ع 11، ( ديسمبر 2006)- متاح على : http://www.cybrarians.info/journal/no11/e-gov.htm

[20] www.alyaseer.net/vb/showthread.

[21] محمد محمد الهادي / الحكومة الإلكترونية كوسيلة للتنمية والإصلاح الإداري ، cybrarians journal ع11، ديسمبر 2006 )- متاح على :http://www.cybrarians.info/journal/no11/e-gov.htm

[22] عبد المجيد ميلاد / العوامل الرئيسية لإنجاح مشروع الحكومة الالكترونية / صدر بجريدة ” الصباح ” في 6 ماى 2007.

http://www.abdelmajid.miled.com