التخطيط – المسارات – الإحلال

إعداد

الدكتور/ مصطفي كامل ([·])

كلية التجارة – جامعة القاهرة

جمهورية مصر العربية

ماهية تخطيط الموارد البشرية:

تعددت التعارف التي توضح ماهية تخطيط الموارد البشرية وهذا قد يرجع الى الاختلاف في وجهات النظر بين العلماء والباحثين الذين تناولوا هذا الموضوع وكذلك اختلاف الأهداف التي يسعون إليها. كما أن البعض ركز على تعريف تخطيط العمالة على مستوى الدولة والآخر أنصب تعريفه على مستوى الوحدة التنظيمية وهذا هو ما نهتم به حيث أننا في هذا المقرر نقوم بدراسة الأنشطة الخاصة بإدارة الموارد البشرية على مستوى تنظيمات العمل وليس على المستوى القومي الشامل.

في صورته البسيطة يمكن تعريف تخطيط القوى البشرية بأنه: عملية التأكد من توافر الأعداد من النوع المناسب من الأفراد في المكان المناسب وفي الوقت التي تكون هناك حاجة إليه. وبصورة أكثر تحديدا كما ذكر بل فإن تخطيط الموارد البشرية هو تحليل منظم للموارد البشرية المتاحة بالتنظيم والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية منها في ضوء هذا الخليل، مع التأكيد على الاستخدام الأمثل لهذه الموارد، والتخطيط اللازم للتأكد من أن العرض من القوى العاملة يتوازن مع الاحتياجات المطلوبة منها (Bell, 1974).

هذا يوضح لنا أن تخطيط القوى البشرية ينص على ضرورة:

*التحليل المنظم والمستمر للعمالة المتاحة للتنظيم.

*التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية من العمالة على ضوء الأهداف المطلوب تحقيقها وكذلك الاسترشاد بموقفها الحالي الذي يسفر عنه التحليل.

*التخطيط المستقبلي للعرض والطلب على العمالة للتأكد من حدوث التوازن بينهما بالشكل الذي يضمن تحقيق الاستخدام الأمثل لهذا المورد البشرى.

عملية تخطيط للموارد البشرية

أهداف تخطيط الموارد البشرية:

1- مساعدة تنظيمات العمل على اكتشاف – وفي مرحلة مبكرة – النقطة الحرجة في القوى العاملة. ذلك ان الدراسة التي تصاحب عملية تخطيط القوى العاملة تساعد على إظهار مناطق المشكلات – إن وجدت – في الحصول على الأعداد اللازمة من الأفراد بالمهارات والنوعيات التي تتطلبها المنظمة وبالتالي العمل على الاستعداد المسبق لمواجهة هذه المشكلات والآثار السلبية التي قد تنتج عند حدوتها.

2- ضمان تحقيق التوازن بين العرض والطلب للموارد البشرية على مستوى يتمشي مع احتياجات التنظيم وفي ظل الظروف البيئية المحيطة، الأمر الذي يحقق الاستخدام الأمثل لهذا المورد الحيوي الهام.

3- تحسين الكفاية الإنتاجية للتنظيم كنتيجة للتخطيط السليم للعنصر البشري. حيث أنه من غير المعقول ان يعمل التنظيم بكفاءة إذا سمح بقصور او زيادة في العمالة في أي فترة من الوقت او إذا لم يستطع ملء الوظائف الشاغرة بالعمالة ذات المهارة والكفاءة المناسبة.

4-تحقيق أهداف التنظيم من خلال الاستخدام الأمثل للعنصر البشري بما يضمن زيادة درجة الرضاء عن العمل من جانب العاملين.

5- زيادة قدرة التنظيم على المنافسة بنجاح حيث يعتمد ذلك إلى حد كبير-على كيفية التنبؤ والرقابة على تكلفة العمل وذلك نتيجة لكبر حجم تكلفة الأجور والمرتبات والتي تمثل بندا كبيرا من بنود الإنفاق لتحقيق الأهداف المرجوة من تخطيط العمالة في التنظيم لابد من توافر بعض الأسس او الاعتبارات الهامة والأساسية التي تضمن نجاح مثل هذا التخطيط، هذا ما سنعرضه عليك الآن.

المقومات الأساسية لتخطيط الموارد البشرية:

1- اقتناع الإدارة العليا بأهمية تخطيط القوى العاملة لضمان تحقيق الاستخدام الأمثل للعنصر البشري .

2- ضرورة التكامل بين تخطيط القوى العاملة والتخطيط الشامل للمنظمة ويتحقق ذلك في حالة مراعاة أهداف المنظمة واعتبارها نقطة البداية لتخطيط القوى العامة.

3- توافر نظام معلومات إدارية لتخطيط القوى البشرية مع ضرورة تحديث البيانات والمعلومات أو لا بأول حتى يمكن وضع تخطيط سليم للعنصر البشري بالمنظمة.

4- ضرورة تزامن التخطيط قصير الأجل مع التخطيط طويل الأجل للقوى العاملة حتى تكون هناك رؤية مستقبلية ذات مدى بعيد مع توافر المرونة الكافية للتنفيذ في الأجل القصير.

5- المراجعة الدورية لتخطيط القوى العاملة حتى يمكن التأكد من فعالية الخطط الموضوعة وإمكانياتها في تحقيق أهداف المنظمة.

والآن دعنا نحاول معا أن نحدد الخطوات العملية لإعداد خطة القوى العاملة.

مراحل تخطيط الموارد البشرية:

1-تحديد الأهداف التنظيمية:

أولا وقبل كل شيء يجب أن يكون المخطط للقوى العاملة على دراية وإلمام تام بالأهداف التنظيمية الحالية والمستقبلية حيث يعتبر ذلك نقطة البداية في العملية التخطيطية. ويستتبع ذلك قيام الفرد القائم بالتخطيط بترجمة هذه الأهداف إلى صورة كمية سواء في شكل نقدي أو في شكل وحدات من المنتجات والخدمات التي يقوم بتقديمها التنظيم. ويجب أن لا ننسي أهمية دراسة وتحديد خطط المنظمة طويلة وقصيرة الأجل فيما يتعلق بالثبات أو النمو والانكماش وتبعا لما هو سائد من عوامل خارجية تتمثل في التكنولوجيا السائدة واثر العوامل الاقتصادية والسياسية والاجتماعية والقانونية في سوق العمل الداخلي والخارجي، الشكل الحالي يوضح مدى الارتباط بين تحديد أهداف التنظيم وتقدير الاحتياجات من القوى العاملة.

العلاقة بين أهداف التنظيم وتقدير الاحتياجات من القوي البشرية

2-

التنبؤ بالطلب من القوي البشرية:

يعتمد التنبؤ بالاحتياجات من العمالة في المستقبل على تقدير حجم نوعية وتركيب القوى العاملة اللازمة للتنظيم في مواقع العمالة المختلفة غير أنه يجب أن نلاحظ انه يجب عند التنبؤ بالاحتياجات من العمالة دراسة حجم العمل المطلوب أداؤه وأي تغيرات في الأساليب والطرق المستخدمة وكذلك التغيرات التنظيمية المتوقعة وغيرها من العوامل التي تؤثر على هذا التنبؤ.

لذا نجد أن التنبؤ بالطلب (الاحتياجات) من العمالة يتطلب:

أولا: تقدير وتحديد نوع الأعمال وأنواع العمالة اللازمة للقيام بها يتطلب من مخطط القوى العاملة ان يقوم بـــــ

*تحليل طبيعة نشاط التنظيم ونظم الإنتاج والأداء المستخدمة.

*تحليل وتوصيف الوظائف.

*تحليل التنظيم.

*تقسيم الوظائف إلى مجموعات نوعية.

تخطيط الموارد البشرية

تقلير وتحدبد نوع الأعمال ونوعية العمالة اللازمة لأداء هذه الأعم!

ثانيا: تقدير وتحديد الأعداد المطلوبة يتطلب من القائم بالتخطيط ان يقوم بــــــــ:

*تحليل عبء العمل المطلوب إنجازه.

*تحليل أثر المتغيرات التكنولوجية.

*تحليل أثر المتغيرات التنظيمية المختلفة.

*تحليل احتياجات الإحلال سواء بسبب حالات الترك الدائم أو المؤقت للوظيفة.

3- التنبؤ بالعرض من القوي البشرية:

فينبغي أولا أن نوضح أن العرض المستقبلي من القوى البشرية قد يأتي من:

*المصادر الداخلية والمتمثلة في الأفراد الذين يعملون في التنظيم.

*المصادر الخارجية والمتمثلة في الأفراد الذين يتم استخدامهم من سوق العمل الكلي خارج التنظيم.

أولا: التنبؤ بالعرض الخارجي للعمل واتجاهات سوق العمل:

تحتاج التنظيمات إلى تقدير لحجم العمالة الكلي من المستقبل وكذلك بالنسبة للفئات الوظيفية المختلة. وهذا التقدير يمكن أن تصل إليه من التنبؤ بأرقام السكان الاجمالية آخذين في الاعتبار المدخلات لسوق العمل من أنظمة التعليم والتدريب والهجرة والتوطن وكذلك المخرجات التي سوف يتم اجتذابها من جانب أصحاب

العرض الداخلي
العرض من الموارد البشرية
العرض الخارجى

الأعمال الآخرين ومستوى البطالة وتأثير الأفراد الغير مسجلين كعاملين في سوق العمل كما يظهر في الشكل التالي:

التنبؤ بسوء العمل والإمداد بالعمالة المنظمة

ولهذا فإنه من الواجب عند تقدير التنبؤ بعرض العمل الخارجي (المصادر الخارجية) واتجاهات سوق العمل ان نقوم بدراسة:

*اتجاهات عرض العمل.

*اتجاهات الطلب على العمل من قبل التنظيمات الأخرى .

*اتجاهات الأجور ومرونة عرض العمل.

*مؤشرات أخرى متاحة لسوق العمل.

ثانيا: التنبؤ بعرض العمل الداخلي:

ان التنبؤ بعرض العمل الداخلي (المصادر الداخلية) يتطلب بالضرورة دراسة موقف العرض الداخلي وفحص هيكل العمالة لمدة زمنية معينة (ولتكن خمس سنوات) حتى تتضح امام مخطط العمالة الأماكن الحرجة في العرض الداخلي . وهذا يتطلب:

1- دراسة وتحليل هيكل العمالة وتركيباته المختلفة من حيث:

*الأعداد.

*الكفاءات والمهارات .

*العمر.

*مدة الخدمة.

*التعليم.

*الإدارات والأقسام .

*النوع .

*الحالة الاجتماعية.

*المجموعات الوظيفية … الخ.

2- دراسة معدلات ترك العمل ومعدلات الفاقد السنوي ومعرفة احتمالية استمرارها مستقبلا بنفس المعدلات او بمعدلات متغيرة .

الغرض الأساسي من هذا التحليل هو التوصل إلى تقييم لوضع القوى العاملة الراهن وتحديد احتياجات التنظيم من حيث الأعداد والأنواع المطلوبة وتحديد متى وأين تنشأ الحاجة إليها. ويمكن ببساطة التوصل إلى تقدير عدد الأفراد اللازمين لأداء وظيفة معينة خلال فترة إعداد خطة العمالة عن طريق المعادلة التالية:

عدد الأفراد اللازمين لوظيفة معينة = عدد الأفراد المتاحين في أول الفترة + التعيين للأفراد والجدد + الإضافات التي تطرأ خلال الفترة بسبب الترقية إلى الوظيفة أو النقل عليها أو العودة من إعارة أو أجازه أو بعثة – النقص في الأعداد بسبب النقل أو الترقية من الوظيفة أو الإعارة أو الانبعاث أو الإجازة أو بسبب الاستقالة أو الإقالة – حالات التقاعد عن العمل.

3- إي جاد التوازن بين جانبي العرض والطلب:

وهنا يقوم مخطط القوى العاملة بعقد مقارنة بين التقديرات التي توصل إليها بالنسبة للاحتياجات المطلوبة من القوى العاملة (كما ونوعا) وبين العرض المتوقع (كما ونوعا) خلال الفترة التي يعد عنها تخطيط القوى العاملة للتأكد من التوازن بينهما الأمر الذي يضمن الاستمرارية للتنظيم أو معرفة الفائض أو العجز المتوقع وتحديد الاستراتيجيات الخاصة بمعالجة الموقف واختيار الإستراتيجية المناسبة وفقا لظروف سوق العمل الخارجي وظروف التنظيم.

ويوجد عدة استراتيجيات يمكن للتنظيم الاختيار من بينها للقضاء على الفائض أو العجز الذي يظهره تخطيط القوى العاملة غير أن هذا الاختيار يجب أن يكون في ضوء ما إذا كان سوق العمل يتصف بالندرة أو الوفرة في العمالة. كيف يتحقق هذا؟

الشكل التالي يوضح أن:

4- تطبيق الخطة:

ان التنبؤ بالطلب والعرض الداخلي والخارجي للعمالة سوف يؤدي الى تغذية خطة القوى البشرية بعد مراجعة كل منها مع الأخذ في الاعتبار انماط استخدام القوى العاملة ومن تحليل هذه المعلومات يمكن رسم خطة القوى العاملة كما بظهر في الشكل التالي.

ويستتبع ذلك قيام مخطط الموارد البشرية بوضع الميزانيات التقديرية التي تعكس تكاليف تطوير العمالة وتنميتها وكذلك لشمل تكلفة توظيف أو تعيين العاملين الجدد والبرامج التدريبية التي سوف تعد لهم ولا شك أن هذه الخطوة يكتنفها كثير من الصعوبات والتي تستوجب بالضرورة التأييد والاقتناع من جانب الإدارة العليا.

5- التغذية العكسية:

ينظر دائما لتخطيط القوى البشرية على انه عملية Process دائمة ومستمرة. ونظرا لتوقع حدوث تغيرات فلابد للخطة من مراجعة دورية وتقييم مستمر لضمان كفاءتها وإجراء أية تعديلات تكون ضرورية للموائمة والتكيف مع الظروف السائدة. ولذا فإن التغذية العكسية تكون في غاية الأهمية في جميع مراحل وخطوات تخطيط القوى العاملة للتأكد من إجراء التعديلات الخاصة ببعض إجزاء الخطة أو إعادة النظر في أنماط العمل أو أهداف التنظيم في ضوء الصعوبات والمشكلات المتوقعة.

المسارات الوظيفية المستقبلية والإحلال:

أمام الإدارة بدائل عديدة لدراسة القوة البشرية الحالية ومعرفة مدى مناسبتها عددا ونوعا للوفاء بالاحتياجات التنظيمية المستقبلية، من أهمها:

1- المراجعة الداخلية للعنصر البشرى “مخزون المسارات البشرية” . Skills-inventory

2- خرائط الإحلال Replacement Chart

3- ملخصات الإحلال Replacement Summaries

4- تخطيط التتابع Succession Planning

المراجعة الداخلية:

يتم مراجعة الموارد البشرية الحالية عن طريق استخدام قائمة مخزون المهارات البشرية. وعادة يوجد قائمة مخزون المسارات خاصة بالوظائف الإدارية وأخرى للوظائف الغير إدارية. ويتم ملء هذا النموذج بواسطة إدارة الموارد البشرية، الرئيس المباشر، والفرد شاغل الوظيفة ذاته.

خرائط الإحلال:

تعتبر خرائط الإحلال صورة من صور العرض البياني لمن سوف يحل مكان من في حالة خلو أي من الوظائف . وبينما مخزون المسارات البشرية يقوم بحصر المسارات التي يتمتع بها الفرد وسواء استخدمها في عمله الحالي أم لم يستخدمها فإن خرائط الإحلال تقوم بتحديد من سوف يتحرك إلى شغل الوظائف الرئاسية في المسارات الوظيفية وهذه الخرائط تحدد من يتم ترقيته أو نقله إلى الوظيفة وكذلك العمل الحالي له. وتحدد درجة الاستعداد للنقل أو الترقية أم أنهم يحتاجون لبعض الخبرات الإضافية أو حضور بعض البرامج التدريبية أو الخاصة بالتنمية التي تساعدهم على إتمام ذلك بنجاح. وأيضا تحدد هذه الخرائط مستوى الأداء الخاص بكل فرد. وبهذا الشكل فإن خرائط الإحلال تساعد مخطط الموارد البشرية على التنبؤ بالتحركات المستقبلية للأفراد وتحديد أفضلهم ومن يعتبر منهم أكثر نضجا وتجهيزا وإمكانية لشكل الوظائف المختلفة.

ملخصات الإحلال:

وتتميز ملخصات الإحلال عن خرائط الإحلال في أنها توفر المعلومات المطلوبة عن الأفراد شاغلي الوظائف حاليا وأسباب تركهم لها وكذلك مستوى الخبرات لدى كل منهم. وأيضا تحدد المرشحين المحتملين لكل وظيفة ومدى استعدادهم للتحول إليها ومستوى الأداء الخاص بكل منهم.

تخطيط التتابع:

ويعتبر تخطيط التتابع من الوسائل والأدوات المستخدمة ولكن بشكل غير رسمي لإعداد القيادات لشغل المناصب والوظائف الأعلى في الهرم التنظيمي. ويساعد هذا التخطيط على قيادة أنشطة التدريب والتنمية بالمنظمة وبالشكل الذي يساعد على تنمية رجال الصف الثاني من القيادات. وخلاصة القول أن هذا النوع من التخطيط والذي يتم بشكل غير معلن أو بشكل غير رسمي يحقق تكوين الصف الثاني من القيادات لضمان استمرار المنظمة في تحقيق أهدافها والرسالة التي قامت من أجلها. وهذا يعتبر جزء مكمل لعمليات تخطيط العمالة وتخطيط المسارات الوظيفية داخل منظمات الأعمال.

مخزون المهارات البشرية

الجزء الأول: (بواسطة إدارة الموارد البشرية):

الاسم:

السن:

الوظيفة:

الإدارة:

الخبرة:

الوظائف الأخرى السابقة:

الوظيفة : . . . . .. . . . . من:……………… إلى :………………

الجزء الثاني: (بواسطة الفرد شاغل الوظيفة):

المهارات:

اللغات: . . . . . . . . . . . تحدث:. . . . . . . . . . . كتابة:. . . . . . . . .

الأدوات :

الواجبات الحالية:

المسئوليات:

– مالية

– أفراد

– آلات

– خامات

التعليم:

التدريب:

الجزء الثالث: (بواسطة إدارة الموارد البشرية والمشرف المباشر):

التقييم العام:

مدى الصلاحية:

أوجه القصور:

تقييم الأداء السابق:

التاريخ: /  /

---

[·]ورقة عملة مقدمة في ورشة عمل تنمية الموارد البشرية “إدارة راس المال الشرى”، القاهرة – جمهورية مصر العربية، يوليو 2007 .